Прощай, это тяжело. И это еще сложнее, когда вам приходится прощаться по электронной почте.

Недавно я оставил свою постоянную преподавательскую должность, чтобы заняться писательской карьерой. Отправка прощального письма моим близким коллегам, не знавшим о моем решении перейти на новую работу, была горько-сладкой.

Я предпочитал попрощаться лично, но иногда время позволяет только написать прощальное письмо. И это нормально.

Если вы хотите сохранить отношения с коллегами или оставить линию связи открытой, вам нужно отправить правильное прощальное электронное письмо.

Я попросил ChatGPT помочь мне написать прощальное письмо моим коллегам. Вот что я получил.

Что мне написал чат GPT

Легко увязнуть в написании идеального прощального письма.

Отправляете сердечное послание? Как вы относитесь ко всей команде? А как насчет ваших клиентов? Что ты им скажешь?

Чтобы ответить на некоторые из этих вопросов, я попросил ChatGPT написать прощальные письма различным коллегам и партнерам.

Вот что мне написал ChatGPT.

Прощальное письмо всей команде

Иногда лучше всего сообщить всей команде о своих планах покинуть должность. По моему опыту, отправка электронной почты в рассылку означает, что никто не пропустит ваше важное и захватывающее объявление.

Вот подсказка, которую вы должны использовать в ChatGPT, чтобы написать прощальное письмо своей команде.

«Недавно я принял новую должность в другой компании. Мне грустно покидать свою команду. Напишите электронное письмо моей команде, выразив мою благодарность и мою отставку».

Вот ответ ChatGPT.

Ответ ChatGPT представляет собой прилично сформулированное прощальное письмо. В проекте учитываются ваши чувства и выражается признательность вашей команде. Ответ не слишком длинный и неуклюжий, как это обычно бывает с некоторыми ответами ChaGPT.

Вы можете использовать этот ответ как первый вариант прощального послания. А если вы хотите сделать его более личным, добавьте вкусную шутку о своей команде, которая заставит ее улыбнуться.

Совет для профессионалов: Если у вас есть особый способ завершения электронных писем, не заканчивайте их словами «С наилучшими пожеланиями». Вместо этого придерживайтесь классической подписи электронной почты.

Прощальное письмо для лучшего друга на работе

Друзья по работе, они есть у каждого из нас. И им может быть труднее всего сообщить новость о том, что вы уезжаете ради новых возможностей.

Если вы не можете поговорить со своим коллегой лично, рассмотрите возможность отправки ему прощального письма с помощью этого запроса ChatGPT.

На первый взгляд ответ ChatGPT довольно длинный. Но когда вы его читаете, ответ отлично отражает вашу связь с другом по работе.

Если вы отправите это своему другу, не редактируя сообщение, ваш лучший друг по работе, вероятно, узнает ответ ChatGPT. И хотя это достойный вариант прощального послания, ему не хватает индивидуальности, которая может исходить только от вас.

Совет для профессионалов: Используйте этот черновик в качестве отправной точки для вашего прощального послания. Отредактируйте черновик, чтобы сократить сообщение и придать ему изюминку.

Письмо об увольнении своему начальнику

Отправка электронного письма начальнику может оказаться самой сложной частью прощания.

В зависимости от ваших отношений с начальником вам, возможно, придется написать официальное электронное письмо, а не то, которое вы отправляете своей команде или другу по работе.

Я использовал эту подсказку, чтобы написать прощальное сообщение своему начальнику: «Напишите мне прощальное письмо моему начальнику, который уходит на новую должность».

Когда вы отправите электронное письмо своему начальнику о своем уходе из компании, вам захочется выразить свою признательность за руководство вашего начальника во время вашего пребывания в команде.

Это поможет сохранить открытость общения и рабочие отношения с начальником.

Этот ответ ChatGPT — достойный черновик того, что я хотел бы отправить своему боссу. Выражает искреннюю благодарность и признательность.

Общий ответ — отличная отправная точка для вашего прощального письма. Опять же, черновик довольно длинный, поэтому для лучшей читабельности его следует сократить.

Совет для профессионалов: Прочтите черновик вслух, чтобы лучше услышать тон письма. Вы хотите, чтобы прощальное послание вашему начальнику выглядело позитивным.

Прощальное письмо вашим клиентам

Если ваша должность позволяет вам работать с клиентами и обслуживать их, возможно, вы не сможете поговорить со всеми ними лично о своем уходе.

Отправка прощального письма вашим клиентам — это простой способ убедиться, что вы никого не пропустили. Кроме того, это помогает открыть двери для будущего партнерства в других ролях.

Я использовал ChatGPT, чтобы написать прощальное письмо клиентам. Я использовал этот звонок: «Я ухожу из компании. На своей должности я тесно сотрудничал с клиентами. Я хочу оставить дверь открытой для моего сотрудничества с ними. Напиши мне прощальное письмо».

Посмотрите этот ответ.

Полученный ответ выражает признательность клиенту и его бизнесу. Это также сформулировано таким образом, чтобы клиент знал, что вы хотите продолжать с ним работать, если такая возможность появится в будущем.

И снова письмо длинное. Если бы я получил это письмо, я бы просмотрел его и потенциально упустил бы важную деталь, например вашу контактную информацию. Если вы используете это приглашение для написания прощальных писем клиентам, отредактируйте черновик.

Вы можете включить личный анекдот, чтобы показать, насколько вы цените отношения клиента с вами.

Совет для профессионалов: Прежде чем делиться своей личной контактной информацией с клиентами, еще раз проверьте у своего менеджера, все ли в порядке.

Может показаться, что вы переманиваете клиентов из своей бывшей компании, и вы не хотите случайно сжигать мосты.

Прощальное письмо для ваших подчиненных

Если вы занимаете руководящую должность, вы должны отправить электронное письмо своему руководителю о своем решении покинуть компанию. Это просто обычная вежливость. Кроме того, сообщение дает вашим руководителям четкий письменный план того, кому они будут подчиняться.

Вот подсказка, которую я дал ChatGPT, чтобы написать прощальное письмо своим руководителям:

«Я супервайзер. Мне нужно сказать начальству, что я ухожу. Пожалуйста, напишите мое прощальное письмо. Они будут подчиняться начальнику отдела, пока не найдется замена».

Если вы покидаете свою команду, вы хотите выразить им свою благодарность и признательность за помощь в достижении целей компании. Этот ответ ChatGPT достигает этого.

Это также позволяет вам вставить свою контактную информацию, чтобы продолжить отношения с вашими непосредственными подчиненными.

Ответ также отлично объясняет вашим непосредственным подчиненным, кому они должны подчиняться после отъезда. Это важная информация, которую ваши руководители должны знать перед вашим последним днем ​​в офисе.

Совет для профессионалов: Выделите жирным шрифтом или выделите временного руководителя прямых подчиненных. Таким образом, эта важная деталь не потеряется в вашем сообщении.

Идеальный шаблон прощального письма

Сгенерированные ответы на прощальные письма длинные. Длинные электронные письма — это нормально, но ваш получатель часто просматривает их в поисках важных деталей.

Лучше всего, чтобы ваше электронное письмо об увольнении было кратким, лаконичным и по существу.

Основываясь на своем опыте работы с ответами ChatGPT, я создал идеальный шаблон электронной почты, который можно копировать, вставлять, редактировать и сохранять.

Важные части письма об увольнении

Предметное поле

Тема вашего электронного письма имеет решающее значение. Думайте об этом как о своей первой фразе. Он нужен вам, чтобы передать ваше сообщение лаконично, чтобы оно не потерялось в почтовом ящике получателя.

Вы можете сказать что-то вроде «Важная новость: до свидания и спасибо», чтобы гарантировать, что ваше письмо будет прочитано.

Приветствие

Начните свое письмо с приветствия. Приветствие ChatGPT: «Надеюсь, это сообщение вас застанет». Я думаю, что это подходящее начало для любого электронного письма.

Вы также можете сказать: «Надеюсь, у тебя будет отличный день!» чтобы выразить то же чувство.

Основное сообщение

Основное сообщение вашего письма должно быть кратким. Ответы ChatGPT были длинными. Вы можете выразить то же сообщение, но меньшим количеством слов. Текст сообщения должен быть коротким – не более трех абзацев.

Выделите или выделите любую важную информацию, например, кому ваши прямые подчиненные будут подчиняться в будущем.

Альтернативная контактная информация

Оставьте альтернативную контактную информацию, если хотите оставить дверь открытой для будущих вопросов. Пропустить этот раздел можно, если вам неудобно делиться своим адресом электронной почты или номером телефона.

Закрытие

Закрытие ChatGPT обычно звучит словами «С уважением». Это хороший ответ, но он может показаться слишком формальным. Если это не ваша стандартная концовка, выберите что-нибудь, более подходящее вашему стилю и голосу.

Хорошими заключительными словами являются такие слова, как «С наилучшими пожеланиями» или «Желаю вам удачи в будущем».

Шаблон прощального письма

Сохраните этот шаблон на Google Диске и используйте его в следующий раз, когда покинете свою текущую роль.

Тема: Важное сообщение: до свидания и спасибо.

Дорогой [Coworkers/Team/Boss/Clients]—

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. У меня есть новости, которыми я хочу с вами поделиться. Я принял новую должность в [new company name] и уйдет [old company] на [date of departure].

Мне очень понравилось работать с вами, и я многому научился, работая здесь. [company name]. Я всегда буду благодарен за вашу дружбу, руководство и поддержку во время моего пребывания здесь.

Хотя это горько-сладко, я с нетерпением жду своей новой роли. Если вам нужно связаться со мной после отъезда, вы можете отправить мне электронное письмо по адресу: [email address] или позвони мне [phone number].

Еще раз спасибо, что нашли время здесь, в [company name] особенный. Желаю вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.

Удачи тебе —

[Your name]

Прощаться

Если вам нужно написать прощальное сообщение своей команде, прощальные ответы по электронной почте ChatGPT станут отличной отправной точкой для черновика прощального письма. Или воспользуйтесь запросом, который я вам дал — просто введите в него название вашей компании.

В любом случае, добавьте к сообщению свою собственную версию, чтобы сделать его более личным для вашей команды.