Вот краткая правда. Прежде чем писать эту статью, я споткнулся Акинс обещаеткоторый удачно суммирует структуры для разбивки работ. Забавный «закон» гласит: Это называется структурой декомпозиции работ, потому что оставшаяся работа будет расти до тех пор, пока не будет декомпозиции, если вы не примените к ней структуру. Этот закон ясен и истинен!

Шутки в сторону: пока я учился на степень по управлению проектами, я нашел поучительную заметку в руководстве PMBOK. гидкоторый является хорошим ресурсом для менеджеров проектов, предупреждает, что «ни один проект не должен существовать без WBS».

Без структуры декомпозиции работ (WBS) ваши проекты имеют высокие шансы превысить сроки и бюджеты и не оправдать ожиданий заинтересованных сторон. Вы не хотите ничего из этого.

Поэтому в этом руководстве я воспользуюсь своим опытом работы в качестве менеджера проекта, чтобы поделиться тем, что я узнал о структурах декомпозиции работ. Вы также получите информацию от отраслевых экспертов, которые помогут вам узнать о WBS.

Оглавление

в соответствии с Джеффри Пинтоавтор и профессор, WBS — это механизм планирования, позволяющий узнать связь между различными действиями в проекте. В своей простейшей форме WBS выглядит так, как вы его видите. цель под:

Источник

Элементы структуры декомпозиции работ

Судя по тому, что я узнал от Пинто, каждая WBS имеет как минимум четыре уровня. управление проектом.

Однако, если ваш проект сложный, у вас будет больше подрезультатов, и ваш пакет работ будет продолжать увеличиваться.

Вот четыре уровня WBS для одного проекта.

Уровень	период WBS	Описание
Верхний уровень/уровень 1	Проект	Общий проект в разработке
Уровень 2	Доставленный	Наиболее важные компоненты проекта
Уровень 3	Недостаточно поставок	Поддержка поставок
Уровень 4 (активность)	Рабочий пакет	Индивидуальная проектная деятельность

Чтобы проиллюстрировать это, я объясню эти уровни WBS для маркетинговой конференции.

Верхний уровень/уровень 1

Верхний уровень WBS охватывает весь объем проекта. Это также конечный результат, в котором очерчено то, чего я хочу достичь. В этом проекте верхний уровень — это «расписание маркетинговой конференции».

Уровень 2

Второй уровень WBS описывает наиболее важные компоненты проекта. Это также уменьшает объем проекта, который выступает в качестве результатов.

Результаты включают функции продуктов или этапы задач. Мой проект представляет собой серию из восьми задач. Вы заметите, что я пронумеровал каждую доставку на этом уровне (и на нижних уровнях).

Это преднамеренный элемент, которого нет ни в одном WBS, который я видел.

Совет: Нумерация структуры работы помогает обеспечить ясность, организацию и отслеживание. Благодаря нумерации у меня есть логический и визуальный способ узнать связь между поставками, частичными поставками и пакетами работ. Это упрощает поиск рабочего элемента, особенно для большого проекта.

Уровень 3

Третий уровень WBS — это подпоставка. Каждый результат является компонентом основного результата, который вы предоставите заинтересованным сторонам.

При рассмотрении товара в качестве дополнительной поставки одним из соображений является то, насколько легко им управлять. Например, неудовлетворительная, исследовательская потенциальная арена (2.1) соответствует этому требованию.

Почему? Это управляемо. Я могу выделить на это несколько часов. Стоимость минимальна.

---

Если вы создаете свою собственную WBS, обязательно используйте ее. цель чтобы начать.

Деятельность

Последний уровень WBS — это виды деятельности. Думайте о деятельности как об атомах. Это мельчайшие элементы частичной поставки или поставки.

Например, чтобы реализовать планирование и стратегию мероприятия, мне необходимо выполнить следующие действия:

• 1.1 Определить цели и задачи

• 1.1.1 Проведите стартовую встречу с заинтересованными сторонами
• 1.1.2 Создайте список измеримых целей
• 1.1.3 Заполните цели в форме проекта

• 1.2 Определите целевую группу

• 1.2.1 Проведение исследования рынка
• 1.2.2 Создание персонажей аудитории
• 1.2.3 Проверка персон с заинтересованными сторонами

• 1.3 Разработка темы мероприятия и брендинга

• 1.3.1 Мозговой штурм идей тем
• 1.3.2 Разработка логотипа и фирменного материала
• 1.3.3 Утвердить тему и брендинг с заинтересованными сторонами

• 1.4 Установите бюджет и распределите ресурсы

• 1.4.1 Определите важные категории расходов
• 1.4.2 Создайте первоначальный бюджетный план
• 1.4.3 Получение одобрения бюджета от заинтересованных сторон

• 1.5 Создайте график и основные этапы проекта

• 1.5.1 Создайте подробный план проекта
• 1.5.2 Определите важные вехи
• 1.5.3 Поделитесь графиком с командой

Преимущества использования WBS в управлении проектами

Когда я узнал о WBS, некоторых из моих коллег это, казалось, не убедило. Некоторые утверждали, что на бумаге это здорово, но бесполезно в реальных жизненных ситуациях. Для других преимущества перевешивают ошибочное мнение об их отсутствии.

Так чем же на самом деле помогает WBS?

WBS предотвращает расползание объема.

При наличии WBS все заинтересованные стороны находятся на одной волне.

Без него заинтересованные стороны могут продолжать расширять проект, пока он не станет неуправляемым. Когда это происходит, вам необходимо посмотреть на сроки, основные этапы, бюджетную смету, риски и т. д. Я не хочу, чтобы это произошло, особенно когда вы работаете с несколькими проектами.

В каскадной среде, характеризующейся последовательным подходом к выполнению проекта, преимущества WBS, позволяющие избежать расширения масштабов, будут неоспоримы.

Но некоторые эксперты утверждают, что в гибких средах без четко определенных конечных продуктов заинтересованные стороны изменят свое мнение о том, чего они хотят, когда и почему.

Хотя это сводит на нет ценность WBS, один эксперт утверждает, что agile-команды не должны оправдываться гибким подходом к отказу от планирования и риску расширения масштабов.

«Хотя я понимаю, что в строительном проекте потребуется полная WBS в виде водопада, у них есть [agile teams] не может составить никаких оценок по проектам с межкомандными зависимостями, несколькими датами сдачи финансовых кварталов и участием более пяти членов команды».

«Как минимум, все требования к конечному продукту должны быть задокументированы, должна быть представлена ​​дорожная карта всех ключевых результатов, они должны сделать что-то похожее на WBS в течение следующих двух недель работы и в идеале до конца следующего этапа». и приблизительный план того, как все остальное будет работать вместе, добавляют они.

WBS помогает оценить бюджет проекта.

Структура декомпозиции работ — это не просто инструмент планирования — она помогает при составлении бюджета. Разбивая мой проект на подробные действия, WBS упрощает распределение бюджетов.

Перерасход бюджета по-прежнему остается постоянной проблемой в управлении проектами. В одном обследование БЦЖ из 403 респондентов 49% заявили, что более 30% проектов по развитию технологий их организации превысили их бюджеты. Технологические проекты используют Agile из-за гибкости и итеративного прогресса, которые он предлагает.

Хотя я понимаю, что заранее установленный бюджет противоречит гибкому мышлению, включение WBS в планирование спринта помогает. Распределение бюджетов на уровне спринта позволяет командам оставаться адаптируемыми, сохраняя при этом финансовую дисциплину.

WBS фиксирует все рабочие пакеты.

Я обнаружил, что создание WBS заставляет меня критически относиться ко всем аспектам проекта. От основных этапов до подробных результатов — учитывается каждый пакет работ. Это не только помогает визуализировать масштаб проекта, но и гарантирует, что ничего не будет упущено из виду.

Но прежде чем записывать каждый пакет, важно поговорить с заинтересованными сторонами. Невыполнение этого требования является одной из причин недавнего и грандиозного провала High-Speed ​​Rail 2 в Великобритании.

в соответствии с Теджван Петтингерэкономист»,[High-Speed Rail 2] рискует стать белым слоном стоимостью 50 миллиардов фунтов стерлингов и памятником плохому планированию».

Петтингер не утверждал, что у команды HS2 не было комплексной WBS, но он делает поддающееся проверке заявление о постоянных изменениях в масштабах проекта.

И, как мы установили, когда это происходит, проект срывается почти по всем направлениям, и команде приходится возвращаться к чертежной доске.

Виды WBS в управлении проектами

Существует два типа WBS:

1. Структура работы, основанная на доставке.
2. Поэтапная структура работы.

WBS на основе доставки

WBS, основанная на доставке, дает конкретные результаты (результаты) для заинтересованных сторон.

Что мне нравится в этой WBS, так это то, что она сосредоточена на том, «что делать», а не на том, «как сделать» задачу. Таким образом, эту WBS легко модифицировать, легко оценить затраты и обеспечить полный обзор общего объема работ.

WBS на основе доставки имеет приложения в таких сценариях, как:

• Проекты с четкими результатами, например, организация мероприятия или строительство здания.
• Проекты, ориентированные на клиента, такие как конкретные маркетинговые кампании или дизайнерские проекты.
• Проекты, требующие детального управления содержанием, например, запуск нового продукта.

Поэтапная СДР

Поэтапная WBS организует работу в соответствии с последовательными этапами жизненного цикла проекта (инициирование, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие). В этой WBS мне нужно подробно описать процесс достижения конкретных результатов.

Один из самых простых способов объяснить поэтапную WBS — рассмотреть проект написания исследования. Не проведя этическую экспертизу, я не могу взять интервью у участников, чтобы получить информацию для написания итогового отчета.

Мне нравится, что WBS, ориентированная на этапы, дает четкое представление об элементах, которые препятствуют развитию проекта. Эта WBS также отлично подходит для предоставления плана действий по выполнению задач, гарантируя, что каждый шаг логически вытекает из предыдущего.

Поэтапная СДР подходит для:

• Проекты, ориентированные на процессы, такие как внедрение бизнес-системы или проведение исследований и разработок.
• Стандартизированные проекты жизненного цикла, например, проекты, соответствующие методологии «Водопад».
• Долгосрочные проекты с последовательным развитием, такие как многолетнее строительство инфраструктуры или инициативы стратегического планирования.

Как использовать WBS для управления проектами

WBS отлично подходит для разделения сложных проектов на мельчайшие части. Но помимо основной функции визуализации объема проекта, вот как можно использовать WBS:

1. Распределите ответственность.

WBS позволяет легко назначать результаты или задачи членам команды. Это помогает каждому знать, за что он несет ответственность, и предотвращает дублирование действий.

2. Рассчитайте время и ресурсы.

Я использую WBS, чтобы определить, сколько времени займет каждая задача и какие ресурсы потребуются. Это облегчает создание реалистичного графика и бюджета.

3. Облегчайте общение.

WBS — отличный способ держать всех на одной волне. Это помогает согласовать членов команды и заинтересованные стороны в соответствии с объемом проекта, обязанностями и сроками.

4. Управляйте рисками.

Я ищу потенциальные риски в каждом элементе WBS и составляю планы борьбы с ними, прежде чем они нарушат работу проекта.

5. Интеграция с инструментами управления проектами.

Я поклонник таких инструментов, как Trello и Asana. Ввод всей вашей WBS в эти инструменты позволяет легко отслеживать задачи, управлять ресурсами и создавать отчеты.

Заключительные мысли

Структура декомпозиции работ является краеугольным камнем, обеспечивающим ясность в проектах.

Хотя я узнал о WBS во время учебы и применил ее в своей профессиональной жизни, углубление в нюансы и размышления о ее использовании в реальных сценариях дали мне новый взгляд.

WBS важна не только для планирования и организации проекта, но и для выявления рисков и поддержания контроля над объемом и бюджетом.

Полезным уроком для меня стали дебаты об актуальности WBS в Agile. Журнал невыполненных работ по продукту в проектах Agile похож на WBS, где эпики или функции управляются в спринтах.

Не задумываясь об элементах работы, будь то Agile или Waterfall, проект катится в тупик.

Итог: успешные проекты начинаются с хорошо продуманного плана, а этот план начинается со структуры декомпозиции работ.

Не уверен, что вы предпочитаете встроить таблицу или просто использовать снимок экрана, поэтому я дал вам оба варианта для этих трех случаев (а именно потому, что третий ОГРОМНЫЙ)