Особенности официального письма: Написание писем является очень важным средством, с помощью которого отдельные лица и группы общаются друг с другом. Это включает отправку и получение письменных писем между отправителем и получателем. Отправленное и полученное письмо обычно содержит сообщение, которое отправитель хочет передать получателю.

Существует несколько типов писем. Письмо может быть неофициальным, полуофициальным или официальным. Использование определенного типа письма полностью зависит от типа лица, которому адресовано письмо, а также от случая или цели, для которой оно пишется.

Рекомендовано: Почему юристы надевают парики в суде

Значение официального письма

А официальное письмо (деловое письмо) это тип письма, написанного для официальных целей и следующего предписанным правилам и формату. Человек, который пишет официальное письмо, должен писать письмо в соответствии с предписанными правилами. Правила касаются тона, языка и структуры письма.

Существует несколько причин, по которым человек может написать официальное письмо. Человек, который хочет подать жалобу должностному лицу или государственному органу, должен принять официальное письмо. Также официальное письмо требуется для подачи заявления на работу, больничный или декретный отпуск или для подачи заявления об увольнении. Кроме того, письмо о предложениях о работе, назначении и деловом партнерстве должно быть формальным.

См. также: Лучшее время для эффективного чтения и понимания

8 основных характеристик/особенностей официального письма

Особенности официальных писем относятся к манере языка, используемой при написании официальных писем. Они также относятся к формату или структуре письма. Язык и структура официального письма отличают его от других типов письма. В случаях, когда требуется или используется официальное письмо, должны соблюдаться правила в отношении языка и структуры.

1. Язык официального письма: Официальное письмо должно быть написано соответствующим образом. Используемый язык должен быть официальным и профессиональным. Используемый язык должен быть вежливым и порядочным. Опять же, письмо должно быть простым, точным и лаконичным. Сленг, двусмысленные и неопределенные слова не используются в написании официальных писем.

При написании официального письма не следует использовать сокращения. Сокращения — это слова, созданные путем пропуска или объединения двух или более слов или звуков. Примерами сокращений являются 'не будет' что является сокращением от 'не будет', 'не мочь' что является сокращением от 'не могу' и 'не будет' что является сокращением от 'не будет '.

См. также: «Меня зовут» и «Меня зовут»: что правильно?

2. Формат или макет официального письма: Макет или формат являются основополагающей чертой официального письма. Письмо должно быть правильно структурировано. Следовательно, различные части письма должны присутствовать и, что еще важнее, должны быть назначены на свои правильные позиции.

Различные части официального письма — это адрес и дата, приветствие, тема, текст письма, приветственное заключение и подпись.

Упомянутые выше части письма необходимы и должны присутствовать в письме. Они будут подробно объяснены.

3. Адреса и даты: В официальном письме есть два адреса: отправителя и получателя.

Первая часть официального письма — адрес отправителя. Адрес отправителя размещается в правом верхнем углу страницы. Это место, где отправителя можно найти или с которым можно связаться. Это может быть адрес места жительства отправителя, улица, рабочий или почтовый адрес.

Дата — это следующая часть письма. Дата идет сразу под адресом отправителя. Дата, как и адрес отправителя, размещается в правом верхнем углу письма. Месяц следует писать словом, а не числом.

Следующая часть письма — адрес получателя или адресата. Однако имя получателя или получателя письма стоит перед адресом. Адрес стоит сразу под именем получателя.

Адрес получателя пишется на левой стороне письма под адресом отправителя. Адресом может быть адрес места жительства или место работы получателя. Однако, если человек обращается к нему в его официальном качестве, адресом должен быть адрес его организации или предприятия. Например, если письмо с предложением о работе должно быть передано руководителю Hunan Resources, адресом получателя должен быть адрес организации, в которой он или она работает.

4. Приветствие: Официальное письмо начинается с приветствия. Приветствие размещается под адресом получателя и перед темой письма.

Отправитель может поприветствовать получателя, начав с «Уважаемый», а затем указав титул и имя получателя. Это может быть фамилия или имя получателя. Например: 'Дорогая госпожа Эдит!' или 'Уважаемый г-н Эдвардс!'.

Если отправитель не знает имени получателя, он или она должны использовать «Уважаемый господин/госпожа!'.

После приветствия следует поставить запятую.

См. также: Лучшие приложения для врачей и студентов-медиков

5. Тема письма: Это обозначает причину письма. Это указывает на основную цель, для которой было написано письмо. Например, если письмо написано для получения информации о чем-либо, тема письма может быть такой:

5. Письмо-запрос: Отправитель должен четко и кратко указать в теме письма причину его отправки.

6. Текст письма: Тело письма, возможно, является наиболее важной частью официального письма. Оно отражает суть письма и сообщение, которое отправитель хочет передать получателю. В целях удобства, краткости и ясности тело письма обычно делится на абзацы.

Первый абзац в основном используется для введения. В первом абзаце отправитель кратко представляется. Обычно это происходит, когда отправитель неизвестен получателю. Например, соискатель работы может представиться в первом абзаце заявки на письмо. Отправитель также использует первый абзац, чтобы кратко изложить цель письма.

Последующие параграфы используются для предоставления более важной информации и объяснения причины письма. Например, отправитель может использовать последующие параграфы для предоставления дополнительной информации о деятельности, которая потребовала его или ее письма с жалобой. Отправитель должен передать свое сообщение в последующих параграфах логичным и лаконичным образом.

Последний абзац используется для подведения итогов пунктов, поднятых в предыдущих абзацах, и для того, чтобы сделать запрос или рекомендовать курс действий. Кандидат на работу может использовать последний абзац, чтобы привлечь внимание получателя к резюме или резюме, приложенному к письму.

Обязательно к прочтению: Лучшие онлайн-университеты мира 2021 года

7. Дополнительный/заключительный абзац: Это часть официального письма, в которой отправитель повторяет пункты, поднятые в предыдущих абзацах, выражает благодарность получателю за ожидаемое рассмотрение запроса или жалобы или выражает свою готовность к интервью. После этого отправитель закрывает письмо.

8. Подписание: Последняя часть письма — это часть, в которой отправитель завершает письмо, указывая свое имя и также ставя свою подпись. Фразы 'Искренне Ваш,' или 'Искренне Ваш,' пишутся над именем и подписью отправителя. Если в приветствии использовалось имя получателя, то правильной фразой будет 'Искренне Ваш,'. В случаях, когда 'Господин/Госпожа' был использован, 'Искренне Ваш,' используется.

Подпись отправителя ставится сразу под фразами подписи. Имя отправителя ставится сразу под подписью.

См. также: Основные препятствия для эффективной коммуникации, о которых вам следует знать

Заключение: Несмотря на достижения в области коммуникационных технологий, написание официальных писем по-прежнему остается полезным и незаменимым средством общения с другими людьми или организациями. Мы можем использовать официальные письма для подачи заявления на работу, подачи жалобы в государственный орган, запроса информации, поиска делового партнерства или подачи заявления на отпуск.

Однако существуют требования, которые должны быть выполнены при написании официального письма. Они касаются языка, тона и макета или структуры письма. Тон официального письма должен быть вежливым, а язык профессиональным, недвусмысленным и правильным. Кроме того, должна быть установлена ​​правильная структура. Особенности официального письма, рассмотренные выше, являются его отличительными факторами. Это действительные требования, которым официальное письмо должно соответствовать.