Поскольку организации ищут новые корпоративные решения для удовлетворения растущих потребностей бизнеса, многие предпринимают то, что может показаться сложным процессом: внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP). Однако ошибка номер один при внедрении ERP может вас удивить. Это функция людей, а не технологий. По данным компании «Делойт»82% ИТ-директоров называют сопротивление переменам главным препятствием на пути внедрения ERP. Внедрение ERP является разрушительным, потому что вы просите людей изменить методы их работы. Итак, вам придется продать им это, подчеркнув преимущества. Современная ERP-система может решить бизнес-задачи, но для успешного развертывания необходимо привлечь пользователей и достичь консенсуса в отношении новых способов работы.

Другими словами, успех проекта ERP требует эффективного управления изменениями. Хорошей новостью является то, что ERP-системы нового поколения предлагают более высокий уровень эффективности и интеграции, чем устаревшие системы. Задача состоит в том, что вы должны донести это до заинтересованных сторон так, чтобы это нашло отклик.

5 советов по более плавному развертыванию ERP

Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно решать проблемы управления изменениями для более быстрого и простого внедрения:

1. Сосредоточьтесь на том, что делает организацию уникальной.

В каждой организации существуют процессы, которые люди используют для ведения бизнеса. Это верно для компаний, производящих музыкальные инструменты, некоммерческих организаций, занимающихся спасением редких видов птиц, и любых других организаций. Но иногда сотрудники настолько сосредотачиваются на процессе, что теряют из виду миссию. Это может показаться простым, но помнить об услугах, которые делают организацию уникальной, а не о процессах, может быть полезно на начальном этапе внедрения ERP-системы.

2. Придерживайтесь стандартной реализации ERP.

По мере роста количества облачных ERP-решений они становятся более специализированными. Производитель музыкальных инструментов и некоммерческая организация, занимающаяся спасением птиц, могут получить доступ к ERP-продуктам, подходящим для их секторов. Имейте в виду, что разные организации в одном секторе, вероятно, будут иметь схожие потребности в интеграции, и в этой общности есть ценность. Кроме того, лучше настроить бизнес-процессы, чем настраивать программное обеспечение. Например, на примере одного из клиентов Unit4 из государственного сектора мы обнаружили, что изменение методов работы людей вместо изменения программного обеспечения ERP сокращает время внедрения вдвое.

3. Обеспечить включение всех ключевых заинтересованных сторон в рабочие группы проекта.

Проекты внедрения ERP обычно возглавляются ИТ-специалистами, которые могут быть знакомы или не знакомы со всеми затронутыми бизнес-подразделениями. Крайне важно убедиться, что каждая заинтересованная сторона, которая будет затронута, получит возможность внести свой вклад и получить обновленную информацию. Несоблюдение этого требования может привести к значительным задержкам. В одном из развертываний ERP группа заинтересованных сторон была определена ближе к концу проекта, и возвращение к удовлетворению их потребностей отложило дату запуска на восемь месяцев. Итак, еще раз проверьте, чтобы убедиться, что все соответствующие стороны подключены.

4. Наметьте бизнес-процессы и возможности улучшения.

Внедрение ERP — прекрасная возможность переосмыслить бизнес-процессы. Составление карты процессов и выявление потенциального повышения эффективности может стать стимулирующим событием, объединяющим членов команды вокруг общей цели повышения производительности. Это также отличная возможность для руководителя группы подробно рассказать заинтересованным сторонам, как внедрение (и применение стандартного подхода поставщика) облегчит их работу за счет удаления ненужных шагов и устранения необходимости вмешательства вручную.

5. Выберите поставщика, который знаком с вашим доменом.

Как отмечалось выше, времена универсальных ERP-систем прошли. Помимо выбора облачного программного обеспечения ERP, которое хорошо подходит для вашей организации, обязательно обратитесь к поставщику, имеющему опыт работы в вашем секторе. Задайте потенциальным поставщикам правильные вопросы, чтобы понять область их деятельности. Таким образом, вы сможете извлечь выгоду из накопленных знаний, которые они получили в результате многократного развертывания, ускоряя время окупаемости для вашей организации. Реализация производителя не будет такой же, как у некоммерческой группы, поэтому найдите поставщика с соответствующим опытом в отрасли.

Лидерство с учетом управления изменениями

Руководители внедрения ERP, как правило, сосредотачиваются на технических аспектах, и это понятно, поскольку они применяют технологии для оптимизации процессов, устранения ручного вмешательства, которое не добавляет ценности, и повышения общей эффективности. Однако важно помнить, что, поскольку внедрение ERP меняет способ работы людей, часть проекта, связанная с управлением изменениями, имеет решающее значение.

Во время пандемии мы видели, как многие организации работали в режиме «чрезвычайного реагирования», быстро ускоряя свои усилия по цифровой трансформации, чтобы реагировать на насущные бизнес-задачи. Однако нам еще предстоит увидеть значительное внедрение этих технологий следующего поколения. Это говорит о том, что у технологических лидеров есть возможность сделать шаг назад и оценить, насколько их ERP-система в целом вписывается в их ИТ-стратегии и бизнес-стратегии.

Помните, что время, которое вы тратите на предварительное общение с ключевыми заинтересованными сторонами, достижение консенсуса по вашей стратегии внедрения и признание ценности новой ERP-системы, не отвлекает от технических компонентов внедрения. Это важный этап проекта сам по себе. Умелое управление изменениями при правильном подходе приведет к более плавному и быстрому развертыванию.

Изображение предоставлено: Фото Михаила Нилова; Пексели; Спасибо!