Всем привет, на связи Владимир Малюгин. В последнее примечание Я рассказал о том, как чуть не утонул в бизнес-процессах и написал дифирамбы своему любимому помощнику по настройке цифровой среды — Asana. Сегодня я продолжу и скажу как использовать его в первый рабочий день.

За что?

Частая боль и причина подделок при использовании нового программного обеспечения — это недостаток команды. Другими словами, чтобы процесс заработал, недостаточно что-то купить и раздать сотрудникам, что имеет смысл. Вы должны научиться правильно его использовать.

Здесь начинаются проблемы. Часто менеджеры покупают софт и думают, что все полетит само. Нет, не полетит. Недостаточно купить работникам комбайн, если раньше они работали лопатой и мотыгой. Если их не приучить, они будут поддерживать ими дверь сарая или взбираться наверх после работы.

Одним из важных факторов для того, чтобы все работало должным образом, является то, что сотрудники используют программное обеспечение одинаково. Для этого можно написать инструкцию, организовать мастер-класс или сделать как я — записать видео. Преимущество в том, что это один раз и надолго.

Возьмите мое видео в качестве примера, если вы используете другой трекер, или передайте вопрос новым сотрудникам, если вы работаете над Asana. В этом документе они узнают, где хранятся задачи, как их ставить и закрывать, познакомятся с разделом «Входящие» и методом «Входящие ноль», а также поймут, что нужно делать, если наступил крайний срок и они хотят перенести его на завтра. В общем, они освоят азы сервиса, который я рекомендую своим друзьям, коллегам, клиентам и вам.

Тебе это надо?

Бесконечные обсуждения и трудные для навигации потоки писем — чуть ли не самая частая боль тех, кто ко мне обращается. Если вдобавок ко всему вы не знаете, чем занимаются ваши сотрудники, задачи постоянно откладываются и требуют постоянного контроля — вам нужен отслеживание задач.

Я рекомендую Asana — эта платформа идеально подходит для команд, у которых много общих проектов и задач. Ни один генеральный директор, менеджер по маркетингу и руководитель группы не сможет удержать в голове всю работу, если она не будет собрана в одном месте.

Крайне важно, чтобы обсуждение проектов и задач происходило на таск-трекере. Для кота оставьте только те оттенки, которые не подходят к задачам. Это нужно, чтобы не рассылать спам и не тратить много времени на поиски той или иной информации в чате, в котором вы с коллегой обсуждаете не только работу, но и кого, что купить на обед. Задачи для отдела, личного помощника, развития бизнеса или подготовки к корпоративу нужно систематизировать в одном окне, а не создавать отдельные чаты для каждого направления.

В Асане один принцип — чего нет в Асане, того не существует. Я с ним согласен. Это формирует правильный настрой команды.

t.me/digitalgeeks — Telegram-канал для тех, кто хочет заниматься операционными системами 20% своего рабочего времени, а не 65.

инструкции готовыкак ставить большие задачи в Asana. Копируйте его в свою базу знаний и добавляйте новых сотрудников в онбординг!