Всем привет, на связи Владимир Малюгин. Я еще не устал говорить об Асане и сегодня продолжу о пользе этого инструмента для работы. На этот раз я расскажу вам, почему это программное обеспечение так подходит для цифровых агентств.

боль

Digital-агентства — это компании, в которых много общих проектов и задач и работ вокруг работы. 8 часов работы сотрудника такого агентства — это 15 рабочих чатов в корзине плюс столько же в WhatsApp, назначение встреч на утро и 6 телефонных звонков с клиентами в течение дня.

Кроме того, бедному менеджеру приходится проверять десятки задач, в лучшем случае в Trello, который отстает на 8 лет, поддерживать бесполезный для клиента excel, о котором на следующий день забудут, а также успевать заниматься непосредственно своими функциями прямая: написание и отправка статьи журналисту, если он например пиарщик, организация трехдневного мероприятия, если он какой-то продюсер, и дизайн сайта, s — дизайнер.

Объем «оперативки», то есть того, что менеджер может качественно хранить и обрабатывать в своей голове, отнюдь не бесконечен. Если руководитель хочет профессионального развития своих сотрудников и, следовательно, развития своей компании, он должен максимально приблизить машину к делу, освободив ее от операционных систем. В компании большое количество процессов может и должно быть настроено так же рефлекторно и автоматически, как процессы дыхания или ходьбы в организме человека.

Отслеживание задач

Одним из инструментов, который фиксирует и улучшает процессы в digital-агентствах, является таск-трекер. Асана, безусловно, лучшая из всех. Я уже сказал и показал как использовать в первый день, что еще можно в нем автоматизироватьподробно рассказал как запускать спринты и бэклогсегодня я собираюсь рассказать вам, почему это так подходит для агентств.

Процесс старой школы

У меня большая сеть в разных сферах, в том числе агентства, которые занимаются пиаром, привлечением трафика, дизайном и прочими цифровыми вещами. Большинство из них работают в мессенджерах и планшетах Google, и это печально. Вы бы знали, как обычные менеджеры страдают от таких процессов, они путаются, выгорают, уходят в другую компанию, а там все то же самое и начинается сначала.

Асана — это процесс 21 века.

Чат, встречи, звонки, вспомогательная информация — это та категория процессов, которая порождает больше всего хаоса, особенно если в цифровом бизнесе нет единого подхода, и все делается с помощью «телеграм-менеджмента». И это касается компаний любого размера, даже если вас всего двое в команде, вам все равно придется взаимодействовать и ставить задачи.

Важно, что большая часть общения привязана к конкретным проектам и задачам и проходит через таск-трекеры, а не мессенджеры. В чате оставляйте только то, что не подходит по задачам.

Лично я рекомендую Asana, потому что она по умолчанию не предоставляет широкие возможности настройки, а вместо этого обеспечивает четкую логику работы, подходящую для совместной работы. Asana — это самостоятельная коммуникационная платформа, ее главное преимущество — наличие контекста. Это не просто тайм-трекер, он основан на идее «пирамиды ясности», которая связывает ежедневные задачи сотрудников со стратегическими бизнес-целями. Этот инструмент — настоящее спасение для занятых многоруких руководителей и т. д. И так далее.

Личный опыт

Я сам управляю агентством Performance-маркетинга Digital Geeks и столкнулся со всеми проблемами, описанными выше. Операционная система меня пожирала, я тонул в ней, как в болоте, и вместо того, чтобы развивать бизнес, я думал только о том, как бы этот корабль не затонул. Это не обязательно, это так не работает. Все бизнес-процессы должны быть оптимизированы и автоматизированы, что Asana предоставляет агентствам, которые делают другие предприятия лучше.

Моя любимая картошка фри:

Прежде всего, Asana имеет возможность следить за вашими коллегами, чтобы синхронизироваться с ними. Например, менеджеры читают уставы друг друга, поэтому они всегда должны быть в курсе того, что происходит в других отделах. Вы владеете информацией — вы владеете миром и принимаете правильные решения.

Во-вторых, Asana — это полноценная коммуникационная платформа. Все, на что вы подписались, приходит в ваш почтовый ящик, и, например, вы можете задавать вопросы тому, кто отписался по статусу. Любой, кто подписался на этот статус, может присоединиться к обсуждению. Все происходит автоматически — не нужно назначать отдельные встречи, создавать новые задачи, ловить кого-то за кулисы.

Третий, статусы в Asana открывают путь к регулярному управлению. Сотрудники точно знают, когда и какую информацию они должны отправить своим коллегам и что они должны получить взамен. При таком подходе сотрудникам не нужно лично напоминать о уставе, а руководителям не нужно ни за кем гоняться и требовать отчеты. А чтобы что-то изменить во всем агентстве, мне буквально приходится вносить какие-то изменения в настройки и сообщать об этом коллегам в общем чате или на звонке агентства.

Четвертый, статусы сохраняются и к ним можно вернуться через неделю или год. Это удобно, например, при переносе проектов во время отпуска или при уходе нового сотрудника.

Asana — это не просто трекер задач. Это система, которая помогает достигать стратегических целей любого digital-агентства.

Наслаждайтесь и подписывайтесь на мой канал t.me/digitalgeeks — есть еще больше пунктов о цифровой продуктивности.

инструкции готовыкак ставить большие задачи в Asana. Копируйте его в свою базу знаний и добавляйте новых сотрудников в онбординг!