Спросите любого профессионального спортсмена или руководителя бизнеса, как они добились успеха, и они скажут вам, что освоили этот процесс. Определив, какие привычки привели к успеху, а какие нет, они повысили эффективность и производительность.

Но внедрение процесса в рамках бизнеса, отдела или даже команды — это совсем другое дело, чем тонкая настройка вашего личного процесса. Как же, имея так много движущихся частей, отслеживать и разграничивать каждый аспект вашего бизнес-процесса?

Диаграммы потоков данных предоставить организациям простой и эффективный способ понять, усовершенствовать и внедрить новые процессы или системы. Они представляют собой визуальное представление вашей системы, что упрощает понимание и обрезку.

Прежде чем мы углубимся в то, как диаграммы потоков данных могут помочь усовершенствовать любую из ваших бизнес-систем или процессов, давайте рассмотрим, что они из себя представляют.

Источник изображения

DFD стали популярными в 1970-х годах и сохранили свое широкое распространение, поскольку их легко понять.

Существует два типа DFD — логические и физические. Логические диаграммы показывают теоретический процесс перемещения информации через систему, например, откуда берутся данные, куда они идут, как изменяются и где они заканчиваются.

Физические диаграммы показывают практический процесс перемещения информации через систему. Он может показать, как конкретное программное обеспечение, оборудование, файлы, сотрудники и клиенты системы влияют на поток информации.

Для описания этого потока информации вы можете использовать логические или физические диаграммы. Вы также можете использовать их вместе, чтобы понять процесс или систему на более детальном уровне.

Преимущества диаграмм потоков данных

DFD — это визуальные представления, которые могут помочь практически любому понять логику и функции системы или процесса. Помимо доступности, они обеспечивают столь необходимую ясность и повышают производительность. Вот как.

доступность

Поскольку визуальную информацию легче усваивать, DFD обычно объясняют сложные концепции лучше, чем блоки текста.

Визуальные презентации того, как работает процесс, также могут дольше удерживать внимание людей, что облегчает удержание информации.

Ясность

В DFD излагаются системы и процессы, необходимые вашей команде для эффективной работы. Независимо от того, внедряете ли вы новую систему в масштабе всей компании или совершенствуете существующие процессы в отделе, DFD поможет вам и вашей команде быть на одной волне.

Создание DFD также даст вам ясность в отношении бизнес-операций. Более четкое понимание позволяет вам совершенствовать и отслеживать бизнес-процессы с меньшими трудностями.

Производительность

Доступность и ясность, создаваемые с помощью DFD, оставляют меньше места для ошибок. Ваша команда лучше освоит системы и процессы, потому что они их понимают.

Лучшее понимание — наряду с повторяемостью процесса — вероятно, повысит эффективность и производительность команды.

В более широком смысле DFD могут помочь вам оптимизировать ваш бизнес. Составляя карту своих процессов, вы получаете представление о том, что работает, а что нет.

Эта информация поможет вам и вашей команде повысить производительность. В качестве бонуса вы можете поделиться лучшими практиками между отделами.

Символы диаграммы потока данных

Прежде чем использовать DFD, вам необходимо знать символы, используемые для его описания.

Символы диаграммы потока данных представляют собой стандартизированные обозначения, такие как прямоугольники, круги, стрелки и короткие текстовые метки. Эти символы обозначают направление потока данных системы, входы, выходы, точки хранения и подпроцессы.

В DFD используются четыре распространенных метода обозначений: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM и Unified.

Все они используют одни и те же метки и схожие формы для представления четырех основных элементов DFD — внешнего объекта, процесса, хранилища данных и потока данных.

1. Внешнее устройство

Внешние объекты, также известные как терминаторы, источники, приемники или актеры, — это внешние системы, которые отправляют или получают данные в и из изображенной системы.

Они являются либо источниками, либо пунктами назначения информации, поэтому обычно располагаются по краям диаграммы.

Символы внешних устройств одинаковы для всех моделей, за исключением Unified, в котором вместо прямоугольника, круга или квадрата используется фигурка.

2. Процесс

Процесс — это процедура, которая манипулирует данными и их потоком, беря входящие данные, изменяя их и создавая выходные данные. Процесс может сделать это, выполняя вычисления и используя логику для сортировки данных или изменения направления потока.

Процессы обычно начинаются в левом верхнем углу DFD и заканчиваются в правом нижнем углу диаграммы.

3. Хранение данных

Хранилища данных содержат информацию для последующего использования, например файл документов, ожидающих обработки. Входные данные проходят через процесс, а затем через хранилище данных, а выходные данные выходят из хранилища данных и затем через процесс.

4. Поток данных

Поток данных — это путь, по которому информация системы проходит от внешних устройств через процессы и хранилища данных. Благодаря стрелкам и кратким меткам DFD может показать вам направление потока данных.

Уровни DFD

DFD могут варьироваться от простых обзоров до сложных детальных представлений системы или процесса с несколькими уровнями, начиная с уровня 0.

Наиболее распространенными и интуитивно понятными DFD являются DFD уровня 0, также называемые контекстными диаграммами. Они представляют собой удобоваримые высокоуровневые обзоры потока информации через систему или процесс, поэтому их может понять практически каждый.

Уровень 0: Контекстная диаграмма

Этот уровень DFD фокусируется на системных процессах или функциях высокого уровня и источниках данных, которые передаются к ним или от них. Диаграммы уровня 0 предназначены для простого и понятного обзора процесса или системы.

Уровень 1: Декомпозиция процесса

Хотя DFD уровня 1 по-прежнему представляют собой общий обзор системы или процесса, они также более подробны — они разбивают отдельный узел процесса системы на подпроцессы.

Уровень 2: Более глубокие погружения

Следующий уровень DFD еще глубже погружает в детали, разбивая каждый процесс уровня 1 на детальные подпроцессы.

Уровень 3: Возрастающая сложность

DFD уровня 3 и выше встречаются редко. Во многом это связано с количеством необходимой детализации, что противоречит первоначальной цели простоты понимания.

Примеры диаграммы потока данных

Профессионалы в различных отраслях, таких как разработка программного обеспечения, ИТ, электронная коммерция, управление продуктами и дизайн, могут использовать DFD, чтобы лучше понять, усовершенствовать или внедрить новую систему или процесс.

Но как выглядит диаграмма потока данных на практике и как она помогает вашему бизнесу? Вот три примера, которые помогут вам контекстуализировать эффект DFD.

1. DFD уровня 0

Этот DFD уровня 0 предоставляет контекстную карту платформы для торговли ценными бумагами.

Данные передаются в одном направлении от помощника по обслуживанию клиентов и брокера на платформу. Он также течет в двух направлениях от клиентов к платформе и обратно.

2. DFD уровня 1

Этот DFD уровня 1 более подробно разбивает процесс работы с клиентом, расширяя его, включив в него создание учетной записи, снятие наличных и любые операции с ценными бумагами.

3. DFD уровня 2

Этот DFD уровня 2 разлагает процесс «Размещение заказа» для контекстуализации шагов, необходимых для размещения заказа — либо клиентом, либо брокером.

Это даже означает сторонний обменный центр, куда детали транзакции передаются после размещения заказа.

1. Знайте основы.

Прежде чем приступить к составлению диаграмм потоков данных, следуйте четырем рекомендациям, чтобы создать действительный DFD.

1. Каждый процесс должен иметь хотя бы один вход и один выход.
2. Каждое хранилище данных должно иметь хотя бы один входящий и исходящий поток данных.
3. Сохраненные в системе данные должны пройти через определенный процесс.
4. Все процессы в DFD должны быть связаны с другим процессом или хранилищем данных.

2. Выберите систему или процесс.

Начните с выбора конкретной системы или процесса, который вы хотите проанализировать. Хотя любую систему или процесс можно превратить в DFD, чем крупнее процесс, тем сложнее диаграмма и тем труднее ее контекстуализировать.

По возможности начните с небольшой функции или процесса, который вы хотите улучшить.

3. Классифицировать сопутствующие виды деятельности.

Затем вы классифицируете все действия, связанные с этим процессом, на внешние сущности, потоки данных, процессы и хранилища данных.

Рассмотрим систему заказа еды в ресторане. Клиенты — это внешние сущности, система заказа еды — это процесс, а взаимодействие между клиентами и системой (идущее в обоих направлениях) — это поток.

Также стоит отметить? Система заказов действует как хранилище данных, поэтому для модели SSADA это означает ее рисование в виде прямоугольника с закругленными углами и двумя горизонтальными линиями внутри, чтобы представить ее двойную функцию.

4. Нарисуйте контекстный DFD.

Теперь пришло время начать рисовать. DFD можно создавать вручную, используя бесплатные шаблоны, доступные в Интернете, или с помощью расширений браузера.

Начните с простого DFD уровня 0: начните с процесса или системы, затем наметьте все основные соединения и потоки.

5. Проверьте свою работу.

Прежде чем углубляться в более сложные DFD, проверьте уже проделанную работу, чтобы убедиться в ее точности и полноте.

Если вы пропустили (или добавили) процесс, объект или поток, DFD следующего уровня может оказаться бессмысленным, и вам, возможно, придется начинать все сначала.

6. Создайте дочерние диаграммы.

Для каждого процесса или системы, описанной в DFD уровня 0, создайте новую дочернюю диаграмму со своими собственными сущностями и потоками. Наконец, вы можете использовать эти дочерние диаграммы для связи процессов.

7. Распространите процессы на DFD уровня 1.

Используя дочерние диаграммы, вы должны отображать более глубокие связи между каждым процессом.

В случае нашего примера с рестораном это может означать более глубокое изучение системы заказа еды и ее связи с поставщиками, менеджерами, клиентами и персоналом кухни.

8. Повторите при необходимости.

Каждый процесс – независимо от того, насколько он велик или мал – может быть преобразован в контекстную диаграмму уровня 0, и цикл может начаться заново.

Повторите эти шаги по мере необходимости, чтобы создать необходимое количество DFD, или разбейте процессы на дальнейшую разработку DFD уровня 2, 3 и т. д.

Чтобы усовершенствовать ваш процесс

Хотя не существует такого понятия, как «идеальная» диаграмма потока данных, постоянная практика может помочь оптимизировать процесс и дать критическое представление о том, что работает, а что нет, и где ваш бизнес может внести эффективные улучшения.

Ваш лучший выбор? Помните правило: будьте проще. Начните с контекста, выстраивайте взаимосвязанные процессы и повторяйте их по мере необходимости, чтобы сопоставить ключевые связи, потоки и сущности во всей организации.