Некоторые менеджеры коммерческих компаний считают, что полный контроль над каждым бизнес-процессом с их стороны является залогом успеха компании. Александр Степин, владелец и генеральный директор ABC Consulting, объяснил, почему такой подход может быть неэффективным и даже мешать развитию бизнеса.

Почему руководителю важнее сосредоточиться на результате?

Управление любым бизнес-процессом требует от руководителя много времени. Сосредоточение внимания на результатах, а не на процессах, освобождает время для стратегического планирования, развития бизнеса и управления командой.

Менеджер может сосредоточиться на общих целях компании, а не на мельчайших деталях каждой задачи — эти процессы можно делегировать другим сотрудникам или службе контроля качества.

Например, менеджеру не обязательно контролировать телефонную связь менеджеров с клиентами или создание документов – это может занять много времени, особенно в крупных компаниях. Анализ речи прекрасно справляется с этой задачей; Сейчас для этого существует множество сервисов.

Как микроменеджмент приводит к потере мотивации

Контроль каждого шага сотрудников, также известный как микроменеджмент, может привести к неудовлетворенности и потере мотивации. Когда лидер доверяет своей команде и фокусируется на результатах, он заставляет сотрудников чувствовать себя ценными и ответственными за свою работу, что, в свою очередь, повышает мотивацию и производительность.

Когда сотрудники находятся под постоянным контролем со стороны руководителя, они зачастую просто стараются следовать правилам, чтобы избежать наказания, вместо того, чтобы стараться более эффективно решать проблемы и показывать хорошие результаты.

Например, если дизайнер создал макет макета, руководителю важно оценить его концепцию, качество и привлекательность, а не соблюдение всех этапов согласования проекта.

Нет необходимости микроуправлять и контролировать весь процесс создания макета. Его ценность и эффективность лучше оценивать с точки зрения дизайна и целей, поставленных перед продуктом. Суд ради суда – не лучший исход.

Почему важен самоконтроль для сотрудников компании

• Профессиональная ответственность. Самоконтроль помогает сотрудникам работать более осознанно и ответственно, поскольку они понимают, что их личные усилия напрямую влияют на успех всей компании.




• Эффективность. Самоконтроль способствует более организованной и продуктивной работе. Сотрудники с хорошим самоконтролем лучше распределяют свое время, расставляют приоритеты и вовремя выполняют задачи.




• Мотивация и автономия. Самоконтроль позволяет сотрудникам чувствовать себя более независимыми в своей работе. Вы более мотивированы на достижение целей и более открыты для перемен.

Децентрализованное управление и упор на самоконтроль способствуют более гибкому и адаптируемому развитию бизнеса, стимулируют местные инициативы, повышают мотивацию и профессиональную ответственность сотрудников, ускоряют реакцию на изменения внешней среды.

Но ошибочно полагать, что можно позволить всем бизнес-процессам идти своим чередом. Чем крупнее компания, тем важнее становится контроль качества.

К чему приводит отсутствие контроля качества?

Чтобы руководитель тратил больше времени на стратегические задачи, чем на процессы микроуправления в компании, важно внедрить контроль качества. К сожалению, не все российские компании внедрили стандарты контроля, что может привести к ряду негативных последствий.

• Пустая трата ресурсов. Без стандартов контроля компания может столкнуться с неэффективным использованием ресурсов, что приведет к увеличению затрат и снижению прибыли.




• Несоблюдение законов. Отсутствие контроля может привести к нарушениям законодательства в сфере финансов, налогообложения, трудовых отношений и других сферах, что связано со штрафами и другими негативными последствиями.




• Риск потери данных. Без стандартов контроля в компании могут возникнуть уязвимости информационной безопасности, повышающие вероятность потери конфиденциальной информации.




• Плохое качество товаров или услуг. Без должного контроля качество предоставляемой продукции или услуг может ухудшиться, что негативно отразится на репутации компании.




• Неэффективное управление процессами. Отсутствие стандартов контроля затрудняет управление бизнес-процессами, что может привести к хаосу во внутренних операциях.

Кроме того, в некоторых компаниях контроль ограничивается лишь наказанием провинившихся сотрудников, а не выявлением проблем и причинно-следственных связей, приведших к определенным последствиям. Это в корне неправильное решение, которое не повышает продуктивность и мотивацию.

Например, менеджеры не выполняют план по привлечению потенциальных клиентов. Вас могут наказать снятием бонусов, но эффективнее будет выяснить, почему это происходит. Вполне вероятно, что проблема не в сотрудниках и их халатности, а в плохо настроенной CRM-системе, сверхпланировании, неэффективных скриптах продаж и т. д.

Кто должен контролировать качество процессов в компании?

Руководителю не обязательно следить за качеством бизнес-процессов; эту функцию часто делегируют помощникам. Службу контроля качества можно организовать как внутри компании, если это крупная компания, так и пригласив внештатных специалистов. При этом важно определить, какие бизнес-процессы и по каким критериям будут контролироваться, в каком виде будет результат – отчетность должна быть четкой и понятной, чтобы можно было проанализировать общую картину качества работы.

Важный момент: После оценки результатов контроля должны быть приняты соответствующие решения, которые необходимо реализовать, а не прятать «на столе».

Например, иногда внешние эксперты по контролю качества обнаруживают узкое место, но руководство закрывает на это глаза: боясь потревожить ценных сотрудников или потому, что у них не хватает силы воли. В этом секторе всегда были спады, беспокоиться не о чем.

Но это невозможно: там, где крепко, там и рвётся. Выявленные проблемы необходимо устранять, поскольку только так можно сделать работу компании более эффективной.

При этом критерии проверки должны быть не статичными, а динамичными, чтобы отражать изменения внешних условий, рыночной конкуренции, потребительских предпочтений и технологических инноваций.

Как контроль качества способствует реструктуризации бизнес-процессов

Контроль качества позволяет компаниям выявлять проблемы, ошибки и улучшения бизнес-процессов. Результаты контроля качества указывают на области, в которых необходимо внести изменения, улучшения или оптимизации.

Например, российская компания решила проанализировать работу пятидесяти удаленных менеджеров: в частности, проведение встреч с клиентами в Zoom. Оказалось, что не все сотрудники придерживались запланированного сценария; некоторые отклонялись от этого и сокращали время разговора.

Кажется, что рабочие нарушают существующие правила и должны быть наказаны. Однако парадокс заключается в том, что именно эти менеджеры произвольно сократили этапы встречи и добились лучших результатов продаж.

В результате руководство пришло к выводу, что более информативные и продолжительные встречи не привели к желаемым конверсиям. Было решено перепроектировать процесс и изменить сценарий, что в конечном итоге привело не только к сокращению времени общения с клиентами, но и к улучшению результатов продаж. И таких примеров много.

Вместо заключения

Опыт российской экономики показывает, что наиболее эффективно развиваются компании, в которых менеджеры делегируют контроль над реализацией бизнес-процессов помощникам или внешним экспертам, уделяя при этом больше внимания глобальным задачам.

При этом руководителям важно прислушиваться к советам и заключениям службы контроля качества, что помогает анализировать бизнес-процессы компании и вносить изменения, что в конечном итоге способствует повышению эффективности, улучшению качества продукции и конкурентоспособности на рынке. .