Бизнес-финансами иногда сложно управлять, и без надежной финансовой системы и стратегии ваш бизнес может прийти в упадок. С помощью решения для автоматизированных платежей вы сможете сэкономить время, деньги и оптимизировать операции, а в эпоху искусственного интеллекта наши технологии автоматизированных платежей стали более совершенными, чем когда-либо.

Но как именно работают эти платформы и всегда ли их стоит использовать?

Как работают автоматизированные платежные системы?

Что такое автоматизированная платежная система для бизнесав любом случае?

Ваш бизнес несет ответственность за осуществление платежей бесчисленным продавцам и поставщикам. Если это крупный или сложный бизнес, вы можете нести ответственность за обработку сотен или даже тысяч платежей каждый день.

Обычно вам придется выполнять это как утомительное ручное усилие. Сотрудники вашей бухгалтерии будут нести ответственность за ручную проверку каждого счета, отправку платежей, устранение неполадок и т. д.

Автоматизированная платежная система пытается сделать это намного более упорядоченным, эффективным и (во многих отношениях) бесконтактным. Благодаря этому типу системы ваш бизнес сможет оплачивать счета в электронном виде, а не бумажными чеками. Ваша компания сможет обрабатывать и утверждать платежи по нескольким счетам в пакетном режиме, а не просматривать их по одному. Ваш бизнес сможет использовать различные способы оплаты, включая банковские переводы, виртуальные кредитные карты и переводы ACH, чтобы удовлетворить требования ваших поставщиков.

Как вы можете себе представить, существует множество различных типов автоматизированных платежных систем, доступных для использования предприятиями. Функции варьируются от платформы к платформе, но большинство автоматизированных платежных систем имеют схожие основы.

Плюсы и минусы автоматизированных платежных систем

Каковы плюсы и минусы использования автоматизированной платежной системы?

Это преимущества:

• Экономия времени. Самым большим преимуществом является, вероятно, экономия времени. В самых больших масштабах и в течение достаточно длительного времени автоматизированное платежное решение может сэкономить вашей организации сотни, если не тысячи человеко-часов. Это может помешать вам нанять больше людей. Это может освободить членов вашей команды, чтобы они могли сосредоточиться на более важных обязанностях. И, пожалуй, самое главное, это экономит ваши деньги на рабочей силе.
• Экономия затрат. Однако экономия денег на рабочей силе — это только начало. Поскольку эти платежные системы быстрые, простые и способны объединять платежи в пакеты, они обычно имеют более низкие транзакционные издержки. Если вы суммируете все элементы вашей платформы, позволяющие снизить затраты, нетрудно понять, почему решение для автоматизированных платежей может окупить себя.
• Уменьшение человеческой ошибки. Более совершенные финансовые технологии могут значительно снизить роль человеческого фактора в ваших повседневных операциях. Очевидно, что ошибки все еще возможны, но они гораздо менее вероятны при наличии автоматизированной эффективной машины. Ошибки в счетах-фактурах могут уйти в прошлое.
• Улучшенная прозрачность. Хорошие автоматизированные платежные системы имеют тщательное отслеживание и отчетность, поэтому у вас есть полная прозрачность на каждом этапе процесса. Если что-то пойдет не так, вы сможете понять, почему. Если вам нужна более продвинутая бухгалтерская аналитика, вы сможете ее получить.
• Лучшая безопасность. Во многих отношениях автоматические платежи намного безопаснее, чем платежи вручную. На каждом этапе задействовано меньше людей, а процесс настолько быстрый и бесшовный, что существует множество возможностей для мошенничества.
• Более быстрое финансовое закрытие. Некоторым предприятиям нравится преимущество более быстрого финансового закрытия. Благодаря тому, что вы сэкономите время, вы сможете закрыть платежи в рекордно короткие сроки.
• Улучшение отношений с поставщиками. Ваши поставщики также оценят вашу автоматизированную платежную систему; они получают свои деньги быстрее, и им не о чем беспокоиться. В некоторых случаях они могут даже выбирать, как им платить.

Недостатков не так много, если вы выберете лучшую платформу:

• Цена. Большинство автоматических платежных решений не бесплатны. В зависимости от того, что вы ищете, вы можете ежемесячно платить за это решение до нескольких сотен долларов. Но, учитывая, сколько времени и денег вы, вероятно, сэкономите, эти инвестиции обычно того стоят.
• Первоначальный выпуск. У некоторых компаний возникают проблемы с первоначальным развертыванием такой платформы. Если ваша команда привыкла производить платежи вручную или если у вас уже есть много различных типов программного обеспечения для бухгалтерского учета, это может быть технически сложным и разочаровывающим для людей в вашей организации, которые сопротивляются изменениям. Тем не менее, при надлежащей подготовке вы можете смягчить эту потенциальную проблему.
• Технические ошибки. Технические ошибки могут стать осложняющим фактором практически для любого типа технологий, и автоматизированные платежные решения не являются исключением. Ошибки программирования, неправильное использование пользователем и другие сбои могут иногда создавать временные проблемы, которые необходимо преодолевать.

Как выбрать лучшую автоматизированную платежную систему

Одно из предостережений здесь заключается в том, что вы получите наибольшую выгоду от автоматических платежей, только если выберете лучшую платформу для своего бизнеса.

Вот наиболее важные переменные, которые следует учитывать на этом фронте:

• Основные особенности. Самое главное, что вы должны учитывать, это основные функции, связанные с этой платформой. Какие виды платежей доступны? Как настроить автоматические платежи? Какие другие функции доступны? Какая поддержка доступна для прозрачности данных и отчетности?
• Удобство использования. Ваша автоматизированная платежная система может выполнять большую часть работы, связанной с вашими платежами, но люди по-прежнему будут нести ответственность за ее ежедневное использование. Соответственно, о юзабилити тоже нужно думать. Будет ли относительно просто обучать и обучать людей тому, как пользоваться этой платформой? Выиграют ли ваши сотрудники от его использования?
• Совместимость. Как насчет совместимости? Интегрируется ли эта платформа с другими бухгалтерскими платформами, которые вы уже используете? Как он вписывается в остальную часть вашего стека технологий?
• Надежность. Автоматизация полезна только в том случае, если она надежна. Есть ли у этой платформы успешный опыт? Достаточно ли хороших отзывов и отзывов?
• Цены. Очевидно, вам нужно подумать о цене. Некоторые платформы автоматизации дороже других; они могут стоить дополнительных денег, но решать вам.
• Поддержка и устранение неполадок. Что произойдет, если и когда что-то пойдет не так? Доступно ли адекватное обслуживание клиентов, чтобы помочь вам решить потенциальные проблемы?
• Дорожная карта разработчика. Наконец, найдите и рассмотрите дорожную карту разработчика. Кажется, что команда разработчиков сосредоточена на обеспечении постоянной поддержки платформы? Есть ли интересные новые функции в работе?

Дополнительные рекомендации

Есть также некоторые дополнительные рекомендации, которым вы должны следовать при использовании автоматизированной платежной системы для своего бизнеса:

• Обеспечьте плавное развертывание. Новые технологии не всегда являются хорошим дополнением к вашему бизнесу. Могут возникнуть определенные проблемы, мешающие вашей компании интегрировать это программное обеспечение в другое программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое вы используете. Может быть сложно убедить ваших сотрудников в том, что эту платформу стоит использовать, или трудно научить их ей пользоваться. Но при правильном упреждающем планировании вы можете смягчить большинство этих проблем и обеспечить плавное развертывание.
• Предлагайте несколько вариантов оплаты. На вашей платформе автоматических платежей вы можете выбрать, какие типы платежей предлагать. Как правило, чем более вы гибки, тем лучше для ваших поставщиков, поэтому по возможности предлагайте несколько вариантов оплаты.
• Регулярно тестируйте и контролируйте. Автоматизация невероятно ценна и во многих случаях почти совершенно надежна. Но по-прежнему неплохо иметь некоторые человеческие системы сдержек и противовесов; регулярно тестируйте и контролируйте свое программное обеспечение, чтобы убедиться, что оно работает должным образом.

Благодаря более совершенным автоматизированным платежным системам ваш бизнес может сэкономить время и деньги, уменьшить количество человеческих ошибок и сделать ваших поставщиков более счастливыми. Есть некоторые затраты, и первоначальная интеграция может быть технически сложной, но это инвестиции, которые могут окупиться практически для любого бизнеса, который осуществляет платежи в достаточно больших масштабах.