Обновлено из статьи, первоначально опубликованной 8 июля 2020 г.

Несколько лет назад люди говорили о том, чтобы сделать рабочее место более подходящим для всех. Сегодня, учитывая изменение роли физического офиса, разговор зашел о рабочем пространстве.

Успешное рабочее пространство работает как сообщество, с постоянным общением, отзывчивостью и гибкостью. Проблемы эффективной работы в отдельных ролях и в группе остаются вне зависимости от того, работает ли ваша команда по контенту в одном и том же месте.

Этот список полезных инструментов помогает авторам и редакторам моей команды хорошо работать в разных местах и ​​часовых поясах.

1. Центральные руководства и ресурсы

Убедитесь, что члены вашей команды могут быстро ознакомиться со стратегией контент-маркетинга вашей компании и этапами реализации, чтобы все работали с одной страницы.

Документированные руководства и процессы, которыми мы делимся, включают:

• Голос бренда и обмен сообщениями
• Руководства по фирменному стилю и общая оптимизация ключевых слов, форматирование и другие детали
• Индивидуальные руководства по стилю для тактики контента

Специальные руководства для каждого формата контента гарантируют, что все будут на одной странице. У нас есть специальные руководства по стилю для:

• Целевые страницы — документирование того, как создать сочетание письменного и визуального контента, которое конвертирует.
• Статьи в блогах и гостевые посты с подробным описанием включения ключевых слов, тегов заголовков и структуры контента.
• Копии электронной почты и информационные бюллетени — демонстрация шаблонов на основе таких целей, как презентации, распространение контента и другие рекламные предложения. (Мы используем Всенаправленный для оптимизации наших сообщений электронной почты и повышения открываемости.)

Эти задокументированные руководства находятся в общих папках ресурсов на Google Диске, чтобы сделать их доступными для всех участников группы контента.

Специальные руководства по процессу и стилю для каждого формата позволяют членам команды #Content быть на одной волне, говорит @Shane_Barker через @CMIContent. Нажмите, чтобы твитнуть

КОНЧИК: Мы используем Ткацкий станок Приложение для записи коротких видеороликов с описанием распространенных ошибок и их исправлением. Эти видеоролики могут усилить те области, в которых ваша команда должна уделять больше внимания вашим руководствам по стилю.

2. Подробные описания задач

Мы пишем подробный бриф для каждой задачи, чтобы сохранить прозрачность и свести к минимуму необходимость доработок.

Этот пример брифа, созданного для запланированного гостевого поста, включает три столбца — детали, описание и комментарии автора (при необходимости). В левом столбце перечислены тип сообщения, заголовок, был ли заголовок проверен главным редактором, описание, предложенное клиенту, количество слов, целевой сайт, правила целевого сайта и целевая аудитория.

3. Управление проектом через Teamline или ClickUp

Для создания рабочего процесса контента мы интегрируем Линия команды со Слаком. Инструмент управления проектами позволяет нам оптимизировать все задачи и следить за ходом выполнения.

Teamline позволяет пользователям создавать задачи в каналах проекта, назначать их «заинтересованному лицу», добавлять сроки выполнения и добавлять собственные метки. Мы используем настраиваемые метки для определения приоритета задач — средний, важный, срочный и т. д.

При работе с фрилансерами мы используем кликап ставить задачи и отслеживать прогресс. ClickUp включает в себя сотни настраиваемых функций, которые помогают мне упростить рабочий процесс и сэкономить время. И он не позволяет отслеживать внештатных сотрудников из наших внутренних каналов Slack.

Для каждого задания мы создаем отдельную карточку. Затем мы можем быстро перемещать отдельные карточки задач в такие списки, как «назначено», «на рассмотрение», «утверждено» или «опубликовано». Это позволяет нам отслеживать ход выполнения каждого задания и лучше определять дату его публикации.

Это также позволяет нам видеть, какие внештатные задания находятся в утвержденном списке, чтобы мы знали, какие счета должны быть оплачены.

ClickUp также помогает нам планировать, отслеживать и создавать рабочий процесс для наших контент-маркетинговых кампаний. На этом снимке экрана интерфейса ClickUp показан список задач, разделенных по типам (найдены проблемы, рассмотрены и готовы). Для каждой задачи также отображаются сведения об исполнителе, сроке выполнения (если он назначен), стадии (инициация, планирование, выполнение) и приоритете.

4. Трекер доступности, интегрированный с инструментом обмена сообщениями

Слабый является отличной площадкой для командного общения. Мы добавили Трекер времени Mesasix к нему, позволяя нам видеть, кто вошел в систему, находится в перерыве и доступен для обсуждений.

С помощью этой информации мы прерываем людей посреди чего-то важного. Это может помочь вам повысить удовлетворенность сотрудников и, в свою очередь, эффективность вашей команды.

Интеграция Mesasix также может помочь отслеживать общее время сотрудников, чтобы информировать об обработке заработной платы бухгалтерией.

Добавьте инструмент @Mesasix Time Tracker в @SlackHQ, чтобы отслеживать доступность команды #ContentMarketing, говорит @Shane_Barker через @CMIContent. Нажмите, чтобы твитнуть

5. Документы Google для удобной совместной работы

Мы используем Google Docs для совместной работы и совместной работы над созданием контента. Несколько авторов и редакторов могут работать над одним и тем же документом одновременно. Мы также можем следить за тем, кто вносил какие правки и когда. При необходимости мы можем в любой момент восстановить старые версии документа.

Инструмент Google Docs позволяет автоматизировать оглавление, добавлять комментарии и назначать действия ответственной стороне, чтобы обеспечить бесперебойную совместную работу команды.

6. Коммуникационные инструменты для обмена сообщениями и встреч

Прозрачное и плавное общение между членами вашей команды по контенту помогает вам поддерживать прочные и длительные отношения в вашей организации и с фрилансерами.

Как я уже говорил, мы используем Slack для общения. Мы создали отдельные каналы для основных объявлений компании, конкретных руководств по проектам и советов по написанию. Это помогает членам команды быстро получать нужную им информацию, задавать вопросы и быстро получать обратную связь.

Когда мы соберем команду на Увеличить (вы можете использовать один из этих альтернативные инструменты для видеоконференций), мы записываем встречи, связанные с работой, для дальнейшего использования и для тех, кто не может прийти на встречу.

Наладьте прозрачное и плавное общение между членами вашей команды #content, — говорит @Shane_Barker через @CMIContent. Нажмите, чтобы твитнуть

Принимайтесь за работу

У управления контент-командой есть свои проблемы. Но независимо от того, где они работают, вы можете масштабировать свой успех в контент-маркетинге с помощью правильного арсенала инструментов.

Какие инструменты ваша контент-команда считает полезными? Какие вопросы у вас есть о выборе правильного инструмента? Пожалуйста, поделитесь в комментариях.

Обратите внимание: все инструменты, включенные в наши сообщения в блоге, предложены авторами или источниками. Ни один пост не может предоставить все необходимые инструменты в пространстве. Не стесняйтесь включать в комментарии дополнительные инструменты (от вашей компании или те, которые вы использовали).
Изображение на обложке: Джозеф Калиновски/Content Marketing Institute