Еще до того, как вы углубитесь в цифры, вы можете почувствовать, когда эффективность вашего агентства падает. Сроки удлиняются, прибыль сокращается, а ваша команда демонстрирует признаки истощения. Выгорание всегда возможно, но аналитики продолжают указывать на более широкую проблему, сдерживающую работу сервисных компаний: низкий уровень цифровизации.

Так как же повысить производительность в агентстве? Автоматизация является частью решения, но что действительно работает, так это более широкий набор операционных, культурных и технологических изменений. Давайте рассмотрим каждый более подробно:

Ключевые факторы, влияющие на продуктивность агентства

Независимо от того, управляете ли вы цифровым, креативным, медиа-агентством или агентством полного цикла, существует три ключевых фактора эффективности.

• Уровень стресса на рабочем месте, рабочая нагрузка и требования клиентов.
• Мотивация вашей команды и ежедневные условия работы.
• Базовая технологическая инфраструктура вашего агентства.

Вы можете напрямую повлиять на первые два, особенно если видите ранние признаки выгорания, отстранения или негодования по поводу постоянных изменений. Третий фактор не менее важен, но мы вернемся к нему после рассмотрения моделей управления, которые часто ограничивают рост агентств.

Наиболее распространенные ошибки в управлении и коммуникации

Сильное руководство является основой повторных результатов в агентстве. Производительность вашей команды неотделима от ее мотивации. Когда люди чувствуют себя оторванными от руководства, не понимают своих ожиданий или беспокоятся о предстоящих переменах, производительность снижается. Однако это не единственные риски.

Отсутствие четких показателей эффективности.

Как вы оцениваете качество работы вашей команды? Что определяет, получит ли человек похвалу, обучение или давление? Без четко определенных показателей эффективности ваши суждения кажутся субъективными, что подрывает моральный дух. Креативные, бухгалтерские и технические специалисты работают лучше, когда ожидания измеримы и прозрачны.

Низкое желание оперативных изменений внутри Агентства

Даже самые продуманные улучшения производительности потерпят неудачу, если команда будет колебаться или сопротивляться. Это происходит по нескольким причинам:

• Люди не понимают, почему вводятся новые процессы или инструменты.
• Члены команды не обучены работать с цифровыми или интеллектуальными системами.
• Сотрудники опасаются, что автоматизация обесценит их роль или заменит все функции.

Когда это происходит, каждая попытка модернизировать рабочие процессы встречает отпор. Если вы реагируете давлением, сопротивление становится сильнее, и прибыль вашего агентства страдает.

Практические методы повышения эффективности

Чтобы повысить производительность агентства, все эти культурные и операционные барьеры должны быть устранены одновременно. Это непросто, но благодаря структурированному подходу вы сможете заручиться поддержкой, облегчить принятие изменений и укрепить системы, поддерживающие вашу команду.

Результатом является более эффективное агентство, более последовательная работа и более высокая прибыль. Вы доберетесь туда, используя:

• Интеграция ключевых показателей эффективности и соответствующей структуры вознаграждения.
• Поощрение внедрения новых инструментов, процессов и систем.
• Сократите ручную рабочую нагрузку за счет автоматизации повторяющихся задач.

Каждый из них звучит просто, но каждый из них сопряжен с проблемами управления, поэтому давайте разберем их один за другим.

Внедрение системного подхода к оценке эффективности

Повышение продуктивности агентства начинается с того, как вы измеряете успех. Владельцу важно понимать ключевые показатели эффективности не только как бизнес-показатели, но и как инструменты, которые помогают членам команды увидеть, какой именно вклад они вносят в рост агентства. Начните с:

• Устанавливая четкие цели и ожидаемые результаты, связанные с каждой ролью и отделом.
• Разработка многоуровневых ключевых показателей эффективности, таких как время выполнения проекта, оплачиваемое использование, оценка удовлетворенности клиентов, скорость конвейера и стоимость доставки, все они разработаны с использованием принципов SMART.
• Интеграция цифровых платформ: CRM, системы управления проектами, BI-панели, финансовые инструменты и платформы управления ресурсами для централизации данных.
• Создание информационных панелей, которые визуализируют командную и индивидуальную производительность.
• Тренируйте свой персонал, обсуждая результаты, диагностируя сбои и признавая победы.

По мере развития агентства обновляйте свои показатели, чтобы они продолжали отражать его текущие приоритеты и этап роста.

Развитие послов инноваций

Цифровизация — это самый простой путь к более бесперебойной работе агентства, но только в том случае, если команда понимает этот процесс и доверяет ему. Вам нужны внутренние защитники, которые могут говорить на языке команды и развеять страхи, связанные с автоматизацией. Например:

• Определите члена команды, который видит ценность операционных улучшений.
• Предложите им рассказать о преимуществах своим коллегам, уделяя особое внимание ясности, а не давлению.
• Вознаграждайте их лидерство признанием, компенсациями или стратегическими возможностями.

Культура агентства меняется гораздо более плавно, когда есть сторонники перемен на уровне коллег. Когда команда предприимчива, реализовать автоматизацию становится намного проще.

Автоматизация рутинных процессов

Независимо от того, насколько талантлива ваша команда, повторяющиеся операционные задачи отнимают время и ограничивают результаты, за которые можно заплатить. Автоматизация не устраняет потребность в квалифицированных работниках, но позволяет им сосредоточиться на творческой, стратегической или прибыльной работе.

Здоровая стратегия автоматизации позволяет:

• Более быстрые и точные рабочие процессы для доставки клиентам, отчетности, обеспечения качества и выполнения административных задач.
• Четкие данные об объемах и качестве исполнения.
• Перераспределение ресурсов в пользу высокоэффективных проектов и неэффективных отделов.

В зависимости от модели вашего агентства автоматизация может сократить повторяющиеся усилия на 10–50 процентов. Это не теория — это реальный способ последовательно увеличивать производительность без увеличения численности персонала.

Роль автоматизации и искусственного интеллекта

Так как же повысить продуктивность вашего агентства? Ответ заключается в сочетании автоматизации с целенаправленным обучением. И какая платформа автоматизации действительно отвечает потребностям вашего агентства? Многие инструменты обещают, но часто не оправдывают ожиданий — им не хватает интеграции, стабильности или доступности.

Платформы интеллектуальной интеграции и автоматизации без программирования, такие как Цифровой BPM решить эти проблемы, позволив агентствам:

• Автоматизируйте задачи маркетинговых операций, аналитики, отчетности, сбора данных и внутренних рабочих процессов.
• Гибкое масштабирование за счет найма или увольнения FlowBot — цифровых работников, выполняющих задачи автоматически.
• Полностью свободная от кода среда, в которой рабочие процессы создаются визуально, а не программно.
• Самокорректирующаяся автоматизация, которая отмечает или пытается исправить неисправные потоки.
• Производительность сразу же возрастает, поскольку большая часть повторяющейся работы становится ручной.

И что самое приятное, вы можете протестировать платформу без каких-либо предварительных вложений.

Как измерять и поддерживать производительность

Целью любого владельца агентства должно быть полное раскрытие талантов, уже имеющихся в организации. Ваши стратеги, создатели контента, аналитики и специалисты по работе с клиентами работают лучше всего, когда они не сталкиваются с повторяющимися задачами, которые не приносят особой пользы клиентам или бизнесу. Интеллектуальная автоматизация устраняет эти малозатратные обязанности — исследования, отчетность, сбор данных, административные задачи, передачу рабочих процессов — и ваша команда может сосредоточиться на работе, знаниях и решении проблем, которые выделяют ваше агентство.

Речь идет не только о повышении эффективности; речь идет о предоставлении каждому сотруднику возможности работать на самом высоком уровне своих навыков, повышая как качество вашей продукции, так и удовлетворенность людей, которые ее производят.

Чтобы измерять и постоянно улучшать производительность вашего агентства, все, что вам нужно сделать, это:

• Создавайте ключевые показатели эффективности с четкими числовыми целями.
• Обучите свою команду инструментам, которые будут ее поддерживать.
• Автоматизируйте повторяющиеся задачи с помощью DigitalBPM.

После этого ваша задача — улучшать процессы по мере того, как агентство продолжает расширяться. Производительность — это не разовая инициатива, это развивающаяся система, которая при правильном проектировании обеспечивает плавный и прибыльный рост вашего агентства.

Создайте свою первую систему автоматизации DigitalBPM