Когда это будет сделано?

Этот вопрос затрагивает каждый проект и часто представляет собой один из самых сложных аспектов определения сроков. Хотя теоретически опыт должен сделать оценки более предсказуемыми, каждый новый проект уникален и несет в себе свои невидимые препятствия. Реализация проектов может быть отложена из-за факторов, находящихся вне вашего полного контроля: от незначительных изменений API до неожиданных задержек со стороны клиентов. Решение этой проблемы требует упреждающего подхода к управлению пожеланиями клиента с самого начала и поддержания открытой линии связи на протяжении всего процесса управления проектом (PM).

По моему опыту, оплата за проект дает более качественные результаты, чем почасовая оплата. Хотя почасовая оплата может показаться более безопасной для устранения задержек, она может способствовать снижению эффективности и привести к перерасходу средств. С другой стороны, плата за проект сосредоточена на стоимости, а не на часах. Однако следует помнить некоторые важные принципы, чтобы гарантировать соответствие этих оценок и ожиданий реальности.

Треугольник проекта: баланс времени, объема и бюджета

Общей концепцией в управлении проектами является Проект Треугольник (или Тройной лимит), где время, сфера деятельностии бюджет образуют три стороны треугольника, качество в центре.

Эта структура показывает, насколько эти три элемента взаимозависимы; изменение одной стороны треугольника неизбежно влияет на другие и влияет на общее качество. Успешный баланс этих ограничений имеет важное значение для достижения целей проекта и удовлетворенности клиентов.

1. Время и объем, но не бюджет: Если клиент требует выполнения комплексного объема работ в сжатые сроки, естественно, бюджет придется увеличить для сохранения качества. Быстрое завершение большого проекта часто требует дополнительных ресурсов, передовых инструментов или специальных навыков, и все это увеличивает затраты. Хотя этот подход обеспечивает своевременную доставку с сохранением всех необходимых функций, он требует более высоких инвестиций.
2. Объем и бюджет, но не время: если проект имеет широкий масштаб, но должен быть реализован в рамках ограниченного бюджета для поддержания качества, необходимо продлить срок. Более длинный график позволяет более эффективно распределять ресурсы и тщательно планировать, но может не соответствовать срочным срокам. Такой подход позволяет вам работать в условиях финансовых ограничений, обеспечивая при этом полнофункциональный качественный продукт, хотя и медленнее.
3. Время и бюджет, но не объем: Проекты, требующие быстрого процесса и ограниченного бюджета, должны сокращать объемы для поддержания качества. Ограничивая возможности или снижая сложность, команда может выполнить задачу в установленные сроки и в рамках ограничений по затратам. Этот вариант хорошо работает для проектов с гибкими требованиями, где основной целью является создание минимально жизнеспособного продукта с возможностью добавления дополнительных функций позже, если позволят время и бюджет.

Размещение качество Треугольник в центре проекта подчеркивает его важность во всех измерениях. Акцент на качестве гарантирует, что независимо от корректировок времени, объема или бюджета конечный результат будет соответствовать стандартам клиента и работать надежно. Обсуждая эти компромиссы с клиентами на раннем этапе, вы можете согласовать наиболее важные для них приоритеты, обеспечить успех проекта и добиться результатов, которые уравновешивают цели клиента с реалистичными ограничениями.

Четыре ошибки, которые повлияют на вашу следующую оценку

1. Оценка только по запросу клиента: первоначальный запрос клиента редко охватывает все, что он в конечном итоге хочет. Недостаточно оценивать на основе того, что они просят, поскольку эти потребности имеют тенденцию меняться. Всегда выходите за рамки поверхностного и предугадывайте возможные дополнения или изменения. Невыполнение этого требования может привести к удвоению объема проекта и поставить под угрозу смету бюджета и сроков.
2. Игнорирование задержек по вине клиентов: Многие проекты отстают из-за внешних задержек, часто со стороны команды клиента. Учитывайте потенциальные препятствия, такие как задержка доступа к необходимым системам, внутренние разрешения или отсутствие ключевых контактов вне офиса. С самого начала установите реалистичные ожидания в отношении этих потенциальных задержек и дайте понять, что задержки в конце приведут к сбросу графика проекта. Заблаговременно создайте многонедельный буфер на случай задержек на стороне клиента, чтобы обеспечить реалистичные сроки.
3. Пребывание под давлением в течение более короткого периода времени: клиенты часто настаивают Быстрее завершения, что может побудить вас срезать углы, пропуская важные действия, такие как обработка ошибок и тестирование. Однако поспешные действия могут привести к расширению обслуживания и дополнительным исправлениям позже. Независимо от того, выполняете ли вы эту работу во время проекта или после запуска, заложите в бюджет эти важные мероприятия и взимайте соответствующую плату. Лучше договориться о первоначальной стоимости, чем идти на компромисс с качеством.
4. Недооценка эволюции проекта и расширение масштабов: проекты развиваются по мере того, как клиенты меняют приоритеты или возникают новые требования. Это неизбежно, поэтому буферизируйте эти изменения и корректируйте сроки по мере их возникновения. Если клиент заставляет вас придерживаться исходного графика после внесения изменений, напомните ему о влиянии на доставку и соответствующим образом скорректируйте ожидания. Попытка выполнить работу «невероятно поздно» может повредить вашей репутации, поэтому всегда выделяйте себе достаточно времени, чтобы выполнить работу правильно.

Последовательное и агрессивное управление задержками

Одним из наиболее важных аспектов поддержания удовлетворенности клиентов является тщательное управление задержками, связанными с клиентами или командой. Каждый раз, когда происходит задержка, вам приходится пересматривать свои ожидания. Если клиент опаздывает, сообщайте пересмотренную дату завершения для каждого нового запроса или изменения. Это не только информирует клиента, но и помогает избежать разочарований в последнюю минуту. Будет лучше, если вы быстро устраните внутренние задержки, добавив в проект дополнительные ресурсы или проинформировав клиента об обновленном графике.

Проект, над которым я работал, прекрасно это иллюстрировал. Несмотря на незначительное изменение, внесенное поставщиком API, которое привело к значительным задержкам, мы постоянно связывались с клиентом, объясняя новый график и работая над ускорением решения проблемы. Хотя проект отставал от графика, клиент понимал причины и ценил прозрачность. В конечном итоге, пересмотр ожиданий с помощью четкого общения позволил нам сохранить доверие и двигаться вперед в позитивном направлении.

Буферизация для худших сценариев

Очень важно настроить временную шкалу со встроенным буфером. Стремление к 150% вашим внутренним ожиданиям дает вам гибкость в случае непредвиденных проблем и даже дает вам возможность порадовать клиента, завершив проект досрочно. Со временем я понял, что этот бампер бесценен. Если проект занимает десять дней, прикиньте пятнадцать дней. Если вы закончите за двенадцать, клиент будет приятно удивлен. Но когда возникают непредвиденные препятствия, это дополнительное время может стать решающим фактором между своевременной поставкой качественного продукта и попытками догнать недовольного клиента. Эта тактика последовательно превращает невозможные сроки в успешные и реалистичные результаты.

Проверенный подход к успеху проекта

Я перешел на модель, в которой мне требовался первоначальный взнос за проект и ежемесячная плата за мониторинг для постоянной поддержки и улучшений. Такая договоренность позволяет мне установить четкие рамки и сроки, обеспечивая при этом непрерывное развитие для клиента. В недавнем контракте мы установили амбициозную дату запуска, но заявили, что некоторые функции могут иметь приоритет над другими. Эта прозрачность позволила нам предоставить надежную первоначальную версию проекта и привела к постоянным взаимовыгодным отношениям.

Другой вариант для крупных проектов — создать масштаб проекта и дорожную карту, устанавливающую более точные сроки. Мы сделали это для корпоративного клиента и обнаружили множество внутренних проблем, о которых группа принятия решений не знала, когда разрабатывался их первоначальный запрос предложения. Это позволило нам создать точное ТЗ. Мы все равно завершили проект в рамках бюджета и с опережением графика… даже если клиент потерял ключевого сотрудника, который уволился и перешёл на новую должность в другом месте. Мы уже уловили необходимые детали в обзорном проекте.

Общие темы успешных проектов

Со временем я определил несколько основных принципов, лежащих в основе успешных проектов:

• Установление четких ожиданий клиентов: Начните с понимания предпочтительных сроков клиента и соответствующего согласования вашей работы. Удивительно, но многие клиенты обладают большей гибкостью, чем предполагалось изначально. Работайте с ними, чтобы установить реалистичные сроки и стараться обещать меньше, а выполнять больше.
• Понимание стоимости и бюджета проекта: Определите ценность проекта с точки зрения клиента. Если вы не можете определить его стоимость, хотя бы прикиньте бюджет. Беритесь за проект только в том случае, если вы можете оправдать и превзойти ожидания в рамках бюджета. Это гарантирует, что вы и клиент войдете в проект с четкими и согласованными целями.
• Сосредоточение внимания на основных целях: Уточните конечную цель проекта и исключите несущественные элементы из первоначального объема. Например, если целью является запуск веб-сайта, сосредоточьтесь на минимально жизнеспособном веб-сайте с гибкой архитектурой. Дополнительный контент, дизайн, функции и интеграции могут быть добавлены позже. Такой целенаправленный подход обеспечивает более быструю и эффективную первоначальную доставку.
• Работа на отличной позиции: Клиенты нанимают ваш опыт, а не простые задачи. Сосредоточьтесь на важных результатах, оставляя более простые задачи команде клиента, когда это необходимо. Вы будете соответствовать, а зачастую и превосходить ожидания клиентов, обеспечивая неизменно высокое качество работы, что приведет к крепким и долгосрочным отношениям.

Дополнительные рекомендации

• Прозрачность в общении: Держите клиента в курсе на протяжении всего проекта. Регулярные обновления предотвращают недоразумения и позволяют клиентам чувствовать себя вовлеченными в процесс. Наш менеджер проекта (PMP) проверяет наши контракты и гарантирует, что каждый результат учтен и запланирован в системе управления проектами (PMS), например, на понедельник. Такая прозрачность способствует их участию и приверженности успеху проекта.
• Реалистичное распределение ресурсов: Если возникают внутренние задержки, уменьшите их. Это может включать перераспределение задач, добавление ресурсов или корректировку сроков. Заблаговременно уведомляйте клиента о любых изменениях, которые могут повлиять на доставку.
• Долгосрочное и краткосрочное инвестирование: Конкурируя за тендеры, подрядчики часто уступают мне, предлагая более низкие первоначальные затраты. Однако мой подход сосредоточен на создании масштабируемых, многократно используемых решений, которые в долгосрочной перспективе экономят деньги клиентов. Недавно клиент выбрал более дешевое предложение, предусматривающее краткосрочное решение проблемы, но со временем он заплатит значительно больше. Представляя долгосрочные преимущества моего подхода, я привлекаю клиентов, которые ценят устойчивые решения выше немедленной экономии.
• Построение отношений с клиентами: избегать намерений клиентов получить больше за меньшие деньги. Вместо этого ищите клиентов, которые уважают ваш опыт и готовы инвестировать в качество. Эти более полезные отношения приводят к проектам, в которых ожидания оправдываются, бюджеты соблюдаются и сроки соблюдаются. По моему опыту, вы всегда будете терять клиентов, которые либо не ценят ваш опыт, либо не заинтересованы в долгосрочной перспективе. Я лучше откажусь десяти клиентам, чтобы найти подходящего, чем буду иметь дело с разочарованием из-за недобюджетных проектов или несбывшихся ожиданий.

Успешная реализация проекта зависит от четкой коммуникации, реалистичных ожиданий и активного подхода к управлению задержками. Поддерживая открытые каналы связи, создавая временные буферы и устанавливая взаимопонятные цели, вы можете создать процесс, который соответствует ожиданиям клиентов, а зачастую и превосходит их. При правильном подходе каждый проект становится возможностью укрепить доверие, принести пользу и способствовать долгосрочному и устойчивому партнерству.