Один из скользких путей ведения бизнеса — периодическая проверка всего вашего программного обеспечения, чтобы убедиться, что вы не платите за дублирующиеся услуги. Google Workspace теперь предлагает планирование встреч, поэтому нам больше не нужно платить за Calendly. Хотя нам очень понравился Calendly, тратить деньги стоит только тогда, когда мы можем получить ту же функциональность с услугой, за которую мы уже платим.

Планирование собраний Google

Первое, что вы заметите Планирование собраний Google в том, что вы, вероятно, вообще не заметили этого! В вашем интерфейсе Календаря Google эта функция не рекламируется, поэтому вы можете даже не знать, что она существует! Функции планирования встреч Google включают:

• Страница бронирования с указанием каждого типа расписания встреч.
• Назначение встречи который полностью интегрирован с вашим Календарем Google.
• Продолжительность встречи чтобы ограничить продолжительность времени.
• Время встречи ограничивайте время, которое вы открыты для встреч каждый день.
• Расположение с возможностью автоматического создания Google Meet.
• Несколько участников проводить встречи в командном стиле с участием более чем одного сотрудника.
• Ограничения по назначению ограничить количество встреч, которые могут быть заполнены в данный день.
• Буферы встреч выделять время до и после каждой встречи.
• Наличие записи по дням недели или между определенными датами.
• Редактирование форм который позволяет заполнять дополнительные обязательные или необязательные поля при назначении встречи.
• Дополнительные напоминания чтобы отправить одно или несколько напоминаний участникам.
• Кнопка чтобы открыть расписание приемов во всплывающем разделе вашего сайта.
• Встроить чтобы открыть расписание встреч на странице.

Ваш график встреч и забронированные встречи автоматически появляются в вашем календаре и автоматически избегают любых конфликтов в расписании, показывая только доступное время. Вот видео об этой функции и о том, как настроить время встречи и получить общедоступную ссылку, кнопку или вставку, чтобы поделиться своей страницей встречи:

Как назначить встречу

Графики встреч составляются с использованием Создавать кнопку в Календаре Google и выбрав Расписание встреч из выпадающего меню:

Затем мастер проведет вас по всем параметрам.

1. Заголовок – Введите имя, описывающее функцию собрания. Обратите внимание, что это будет отображаться в приглашении календаря, отправленном человеку, который его запросил.
2. Общая доступность – введите дни недели и доступное время приема. Есть приятная функция копирования, которая скопирует расписание на все доступные дни. Вы также можете установить часовой пояс.
3. Окно планирования – Введите, за сколько дней до встречи кто-то может запросить встречу, а также за час.
4. Пользовательский доступ — Если вы хотите, вы можете установить дополнительный диапазон дат для расписания. Это здорово, например, если вы собираетесь на конференцию и хотите забронировать время.
5. Настройки забронированной встречи — Вы можете установить буферное время до и после встреч и установить максимальное количество встреч, которые вы можете получать в день.
6. Наличие календарей проверено – Если это групповое собрание, вы можете включить в него сотрудников, которых хотите принять участие в этих собраниях.
7. Цвет — установите цвет встречи, чтобы ее было легко увидеть в календаре.
8. Расположение и конференции — Выберите Google Meet, личную встречу с адресом, телефонный звонок или просто установите значение «Нет», если вы хотите указать это позже.
9. Описание – Добавьте описание встречи. Я бы очень поощрял это, поскольку я часто получаю приглашения на встречу от людей, которые понятия не имеют, какова их повестка дня и цель.
10. Форма бронирования — Добавьте необязательные или обязательные поля. Если вы хотите исследовать человека или компанию или хотите пригласить их на встречу, рекомендуется предоставить такую ​​информацию, как название компании и веб-сайт для контактов B2B, профиль LinkedIn или номер телефона. Вот возможность убедиться, что адрес электронной почты проверен… Я думаю, что это необходимо!
11. Подтверждения бронирования и напоминания — Обновите напоминание по умолчанию и время его отправки. Вы также можете добавить дополнительные напоминания. Я считаю, что день до встречи, а затем еще одно напоминание незадолго до встречи работает хорошо.

Страница встречи настраивается с использованием имени и фотографии вашего профиля Google Workspace, поэтому, если вы хотите настроить их, вам нужно будет сделать это на странице общих настроек учетной записи.

Как посмотреть расписание встреч в календаре

Ваш график встреч четко виден в ежедневном или еженедельном представлении вашего календаря, обозначенного небольшим значком сетки с продолжительностью доступного времени. Вы можете нажать на нее, чтобы открыть описание и получить ссылку, кнопку или вставку для расписания встреч. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы удалить расписание.

Советы по планированию встречи Google:

• Отклонить — Ссылка к страница бронирования или каждый Вход не могу настроить и не могу вспомнить, поэтому я просто добавил перенаправление на свой сайт, чтобы указать хороший URL-адрес страницы. Я также удостоверяюсь, что он заблокирован для поисковых систем, потому что я не хочу, чтобы его можно было найти в результатах поиска.
• Встроить — Полностью интегрируйте планирование встреч на свой веб-сайт, чтобы посетители могли легко записаться к вам на прием. Предоставление человеку удобной возможности назначить встречу с вами без электронных писем и расписаний увеличивает вероятность того, что они встретятся, особенно если это происходит с вашим отделом продаж.