Записка (также известная как меморандум или «напоминание») используется для внутреннее общение относительно процедур или официальной деятельности организации.

В отличие от электронного письма, заметка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам придется написать памятку, чтобы проинформировать сотрудников о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам необходимо проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, мы покажем вам, как написать заметку, чтобы лучше донести ваше сообщение. Но прежде чем мы разберемся, давайте поговорим о многих целях заметок.

Меморандумы публикуются для информирования читателей о новой информации и имеют применение для различных сообществ и предприятий.

Сообщество может использовать заметки, чтобы рассказывать людям о правилах общественной безопасности, рекламировать различные мероприятия, повышать осведомленность о темах, которые затрагивают их жизнь.

Компании может использовать заметки для передачи информации, касающейся недавно обновленных политик, изменений в процедурах, или убедить сотрудников принять меры, например посетить предстоящее собрание, съезд или празднование важных вех организации.

Затем мы поможем вам написать отдельную заметку.

Вы можете составить заметку за несколько коротких шагов. Все примечания должны включать следующее:

1. Напишите заголовок.

Независимо от того, какую заметку вы пишете, вы должны включить заголовок. В этом разделе следует указать, для кого предназначена заметка (человеку или отделу), дату, от кого заметка и тему.

Ваша тема должна быть короткой, запоминающейся и давать читателям общее представление о том, о чем заметка.

2. Напишите введение.

Ваше введение должно кратко изложить цель вашей заметки в двух-трех предложениях. Он должен подчеркнуть проблему или проблему и решение, к которому вы решили двигаться дальше.

3. Расскажите об истории проблемы.

В этом разделе вы объясните причину примечания. Например, это могут быть изменения в бюджете, реструктуризация компании или внедрение новых процедур. Это объяснение должно содержать обоснование вносимых изменений.

4. Опишите элементы действия и график (необязательно).

В зависимости от цели вашей заметки вы можете указать действия, которые сотрудники должны выполнить, или указать график, когда произойдут изменения. Например, им может потребоваться выполнить задачу или предоставить информацию в течение определенного срока. Этот раздел должен включать следующее:

• Когда сотрудники могут ожидать, что изменения вступят в силу
• Какие изменения уже внесены и чего можно ожидать в будущем
• Сроки, которые они должны соблюдать

Если никаких действий от имени сотрудника не требуется, этот раздел можно опустить.

5. Включите заключительное заявление.

Ваше заключительное заявление будет содержать любую информацию, которую вы хотите подкрепить. Есть ли какие-то конкретные контакты, к которым читатели могут обратиться с вопросами? Если да, то приведите их сюда.

6. Просмотрите и отредактируйте перед отправкой.

Этот шаг может показаться простым, но важно просмотреть документ перед его отправкой. Памятки предназначены для информирования читателей о предстоящих изменениях и передачи важной информации. Вы не хотите рисковать вызвать путаницу из-за опечатки или дезинформации.

Чтобы приступить к созданию собственных деловых заметок, вот вам простой в использовании шаблон бизнес-заметок с примерами того, как их использовать для удовлетворения различных потребностей в качестве руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

К:

ОТ:

ДАТА:

ПРЕДМЕТ:

Я пишу, чтобы сообщить вам об этом [reason for writing memo].

Поскольку наша компания продолжает расти… [evidence or reason to support your opening paragraph].

Дайте знать, если у вас появятся вопросы. А пока буду признателен за ваше сотрудничество [official business information] происходит.

Формат шаблона бизнес-записки

Формат шаблона деловой заметки предназначен для эффективной передачи вашего сообщения. Памятка должна передавать необходимую информацию таким образом, чтобы ее было легко усвоить многим сотрудникам.

Точная тема письма предупредит их, что эта заметка особенно важна для них. А начиная с краткого изложения, получатели смогут понять общее сообщение, прежде чем углубляться в детали. Справочная информация обеспечивает контекст сообщения, а обзор и график должны отвечать на вопросы, которые могут возникнуть.

Заголовок:

В заголовке вам нужно четко обозначить контент как «Меморандум», чтобы читатели точно знали, что они получают. Как упоминалось ранее, вы должны указать «КОМУ», «ОТ», «ДАТА» и «ТЕМА». Эта информация важна для предоставления контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Эпизод первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко сформулировать цель вашей заметки. Вы можете начать предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы попросить…». Примечание должно быть кратким, ясным и точным. Вам нужно заранее сообщить самую важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможность углубиться в более подробную информацию.

Параграф второй:

Во втором абзаце вы предоставите контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша записка информирует компанию о внутренней реорганизации. В этом случае во втором абзаце следует сказать что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды смогут больше сосредоточиться на своей работе. индивидуальные цели.» «

Параграф третий:

В третьем абзаце вы укажете свой конкретный запрос от каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, где вы должны указать: «Пожалуйста, ответьте на диетические ограничения» или «Пожалуйста, напишите мне с вопросами. «

Напротив, если вы сообщите персоналу о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Я буду признателен за ваше сотрудничество в это время». Даже если вы не ожидаете каких-либо конкретных действий от сотрудников, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на эту новость и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на памятку.

Загружаемая памятка

Хотите увидеть приведенный выше формат заметки в его окончательном виде? скачать Бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, Показано ниже. Документ предоставляет вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, чего от них ожидают после ее прочтения.

Загрузите этот шаблон

Примеры памяток

В разных отраслях или ситуациях потребуются несколько разные записи. Некоторые из них должны быть длиннее или короче, у других может не быть графика, а у некоторых будет обширная справочная информация. Формат вашей заметки должен быть изменен в соответствии с сообщением, которое вы хотите, чтобы ваши сотрудники получили.

Памятка о задержке запуска

Цель этой заметки — сообщить, что запуск продукта будет отложен. Во введении указана новая дата, поэтому нет необходимости в хронологии или длинном обзоре. Этот формат этой заметки можно применять и в других ситуациях, когда происходят простые, но важные изменения.

Что нам нравится: Меморандум о выпуске дает читателям представление о задержках запуска продукта, что может облегчить разочарование, которое в противном случае могли бы испытывать клиенты или сотрудники, если бы их не проинформировали.

Этот формат также может использоваться для других изменений дат, рекламных акций, вех или анонсов продуктов.

Примечание по обновлению здания

Существуют логистические аспекты бизнеса, которые касаются ваших сотрудников, но не обязательно связаны с их работой. В этой заметке приведен пример ремонта кухни в офисе. Это небольшой недостаток, но не существенный.

Что нам нравится: Эта памятка демонстрирует понимание компанией того, какое влияние ремонтные работы могут оказать на сотрудников, а также демонстрирует уважение и внимание к их потребностям.

Этот формат заметок можно использовать для других обновлений здания, работы на дому или других широко распространенных, но небольших объявлений.

Памятка сообщества

О праздниках, мероприятиях, тематических днях и других развлечениях для ваших сотрудников также можно сообщать с помощью заметок. Записки сообщества, подобные этому примеру, обычно короче, поскольку не требуют большого количества справочной информации или подробностей.

Что нам нравится: В этой заметке есть четкие инструкции о том, где найти происходящее событие, что было бы менее эффективно, если бы в ней был указан только номер этажа.

Заметки такого рода должны содержать, по крайней мере, краткое содержание, дату и место.

Памятка убеждения

Убедительные заметки используются, чтобы побудить читателей принять меры в отношении события или предложения, например проголосовать или подать петицию.

Что нам нравится: В этой памятке по убеждению приоритет отдается предоставлению читателю информации, которую он может изучить самостоятельно и принять решение на основе своих выводов.

Основные компоненты записки для убеждения должны включать обзор поставленной задачи, контекст, позволяющий узнать о ней больше, и призыв к действию, подчеркивающий влияние, которое потенциально может оказать читатель.

Пишите свои заметки по делу

Основное различие между заметкой и простым электронным письмом заключается не в уровне сложности, а в размере аудитории. Заметка может быть простой или сложной, если она эффективно передает ваше сообщение и актуальна для принимающей группы сотрудников. А само сообщение должно быть четким и кратким, независимо от того, какой формат заметки вы используете.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в октябре 2018 года и обновлен для полноты.