Элементы в оглавлении

Элементы оглавления могут различаться в зависимости от ваших потребностей, но вот то, что я считаю абсолютно необходимым:

Вы также можете включить:

Когда я работал над продвижением подкастов с несколькими партнерами, я нашел полезным включить несколько пунктов утвержденных сообщений с указанием того, кто одобрил их от имени каждого партнера.

У некоторых заинтересованных сторон могут быть определенные требования к описанию их компании или организации, и эта информация понадобится вашим авторам и контент-маркетологам.

Будьте проще:

Совет: Особенно при работе с внешними партнерами часто стоит повторить важные детали брендинга, которые есть в вашем руководстве по стилю. Не зацикливайтесь на этом – руководство по стилю существует не просто так – но заинтересованные стороны будут признательны за доступность этой информации.

Если вы пишете краткие описания контента для фрилансеров, вам нужно убедиться, что у них есть доступ к любой информации, которая может им понадобиться во время задания — рекомендациям по стилю или брендингу, каналам Slack, к кому обращаться с вопросами и любому контексту задания. .

Давайте углубимся в «четкое описание задания», поскольку оно может содержать много важных деталей для вашего автора(ов), например:

• Цель. Расскажите автору, какова цель контента; возможно, это сообщение в блоге, предназначенное для удовлетворения спроса на определенное ключевое слово, или, может быть, вам нужен рекламный текст и серия призывов к действию для нового продукта.
• SEO/ключевые слова. Что вашему писателю нужно знать о целевых ключевых словах? Есть ли какие-либо ключевые слова или темы, которых им следует избегать, чтобы предотвратить каннибализацию контента?
• Тематические эксперты и закупки. В нашем дивном новом мире, подтвержденном ЕЭЗ, личный опыт важен как никогда. Если ожидается, что ваш писатель будет проводить интервью для малого и среднего бизнеса, включите это в карточки. Вы также можете попросить их предоставить ссылки на другие источники, которые они использовали, чтобы облегчить проверку фактов.
• Необходимые подзаголовки и другие технические характеристики. Если вы провели исследование ключевых слов, возможно, у вас уже есть подзаголовки H2 или H3. Это также поможет автору понять, как вы хотите организовать контент. От вашего автора также может потребоваться предоставление метаописаний, альтернативного текста для изображений или копий для социальных сетей.
• Другие требования к форматированию. Если документ необходимо отформатировать определенным образом, объясните, как это сделать (в идеале с помощью примера или шаблона). Если вы можете принять (или предпочитаете) только определенный тип файла, включите его — не думайте, что все используют Google Workspace или Microsoft Word только потому, что вы.
• Требования к совместному использованию/доступу. Мы все знаем разочарование, увидев «Доступ запрещен». Настройте всех на успех, включив информацию о том, с кем можно делиться файлами.
• Как и куда сдать выполненное задание. Требуется ли в вашем рабочем процессе отмечать определенных людей на карточке Asana? Писатели отправляют вам электронное письмо после выполнения задания?
• Соглашения об именах. Если какой-либо из результатов, включая ресурсы, должен соответствовать определенному соглашению об именовании файлов, укажите его в оглавлении.
• Ожидания после задания. Если авторам следует ожидать ответа от редактора, сообщите им об этом заранее — фрилансерам особенно необходимо выделять на это время. А если у вас большой список фрилансеров, может быть полезно включить напоминания о ставках и требованиях к выставлению счетов.

Как написать оглавление

Давайте создадим шаблон: используйте выбранный вами текстовый процессор, чтобы создать одностраничный документ с таблицей из двух столбцов. В левом столбце вы записываете основные элементы: матрицу конкретных лиц и/или ответственности, протоколы связи, описание задачи, активы, сроки и результаты.

Это личное предпочтение, но мне нравится перечислять коммуникационную информацию в левом верхнем углу письма, включая соответствующий канал Slack. Я повторяю эту информацию, когда мне нужно создать другие документы для заинтересованных сторон, чтобы каждый привык к тому, чтобы она была на виду и центр.

Это сразу отвечает на самые важные вопросы: кто несет ответственность? Кто должен давать одобрение? Где, ты мне говорил, находится Google Диск? Почему мне никто не сказал, что у этого проекта есть канал в Slack?

Хотя эта информация может показаться лишней, она может быть особенно полезна для новых фрилансеров или новых сотрудников, поэтому я предлагаю сделать ее частью вашего шаблона. Фрилансеры часто имеют несколько (или более) клиентов, каждый из которых может иметь разные требования и форматы, и это сэкономит им время и здравомыслие.

Ваша карта может начинаться так:

Совет: Вы заметите, что я включил в дату сдачи время и часовой пояс — я считаю эту информацию важной. Особенно в эпоху распределенной рабочей силы, когда сотрудники и фрилансеры могут находиться в разных часовых поясах, в том числе это избавит всех от головной боли и настроит вашего писателя на успех.

Прежде чем вдаваться в подробности описания задачи, подумайте, для кого предназначено ваше оглавление. Авторам-фрилансерам, вероятно, потребуется больше ссылок и больше контекста, чем штатным писателям, которые уже добавлены в закладки руководства по стилю компании (верно? Верно?).

Возможно, вам будет полезно создать два шаблона: один для штатных авторов и один для фрилансеров, чтобы вы могли предоставить своим маркетологам наиболее краткий обзор. Например, фрилансерам может не понадобиться информация о ключевых показателях эффективности; Внутренним авторам, которые загружают свои работы в CMS, не нужна папка для материалов.

Какой абсолютный минимум информации необходим писателю для выполнения задания? Соблазнительно включать ссылки на все, что связано с проектом, но не перегружайте авторов ненужным контекстом.

На этом этапе будет полезно поговорить с ними, независимо от того, работают ли они в компании или внештатно, и выяснить, что они считают наиболее полезным.

Необходимо описать задачу, цель и целевую группу:

Совет: Фрилансерам всегда рекомендуется включать ссылку на руководство по стилю. Таким образом, это всегда удобно. А простое «спасибо» всегда приятно.

Если к вашему контенту предъявляется множество конкретных требований к стратегии конверсии, SEO, ключевым словам и тому подобному, включите их в таблицу, чтобы их было легко анализировать.

Когда я работал писателем-фрилансером, я нашел это невероятно полезным. Это мелочь, но возможность видеть всю эту информацию в одном и том же формате для каждой задачи значительно облегчает начало работы над задачами.

Информация, которая часто включается в задачи HubSpot, — это ежемесячный объем поиска, любые необходимые призывы к действию, а также стратегии SEO и конверсии:

Напишите свое первое оглавление

После того, как вы создали шаблон (или два), соответствующий вашим потребностям, заполнение кратких описаний контента не займет у вас много времени. Независимо от того, работаете ли вы с внутренними создателями контента, фрилансерами и/или внешними заинтересованными сторонами, наличие единого источника информации облегчит работу каждого. и более эффективный.