Немногие бренды, такие как Google, стали обычными словами в нашем повседневном языке. Slack — один из немногих, кто удостоился этой чести. В то время как один товарищ по команде гуглит советы, как разобраться в загвоздке, другой ленится, предупреждая, что решение находится в поиске.

Для многих Slack обогнал электронную почту как доминирующее средство общения. И точно так же, как некоторые борются с неуправляемыми почтовыми ящиками, многие другие пытаются укротить свой Slack.

Итак, вот 12 полезных советов, как максимально эффективно использовать Slack и улучшить то, что вы делаете в остальных своих программах.

1. Установите напоминания о важных задачах в каналах или прямых сообщениях

Вы, вероятно, использовали напоминания Slack или слышали о них. Либо, чтобы напомнить кому-то, пока вы всегда в отпуске, либо просто, чтобы не забыть выполнить эту оптимизацию, запланируйте напоминание, чтобы оставаться в курсе важных задач.

Используйте команду косой черты, чтобы настроить напоминания в каналах или личных сообщениях.

Примечание редактора: существует три типа команд косой черты: команды, созданные Slack, созданные сторонними приложениями и пользовательские команды вашей организации. Вы можете узнать больше о том, как использовать слэш-команды для Slack, в эта статья.

2. Создайте уведомления по ключевым словам для определенных обновлений

Чувствуете себя перегруженным всеми уведомлениями от множества каналов, которые важны, но требуют слишком много времени, чтобы следить за ними? Вы можете отключить каналы при настройке уведомлений по ключевым словам, чтобы получать оповещения только при появлении определенных терминов.

Откройте раздел «Уведомления» в настройках Slack и выберите раздел «Мои ключевые слова», чтобы настроить свой список. По мере появления новых проектов и завершения других уточняйте список ключевых слов, чтобы оставаться в курсе только самых актуальных обновлений.

3. Запланируйте встречу, не покидая Slack

Необходимость переключаться между программами или приложениями, пожалуй, самый большой источник напрасной траты времени. Планирование совещаний, пожалуй, одна из самых распространенных ежедневных задач. Хорошие новости: вы можете сделать это, не выходя из Slack, и ваши дни станут менее лихорадочными.

Во-первых, вы должны скачать Календарь Google Slack или Слабый календарь Outlook приложение. Затем во время чата с контактом щелкните значок молнии, чтобы открыть меню с возможностью запланировать встречу.

4. Держите ключевых людей и каналы на вершине

Чтобы избежать прокрутки и поиска ключевых контактов, используйте функцию звездочки, чтобы заблокировать человека или канал, чтобы они всегда отображались вверху. Затем на левой навигационной панели появится помеченная категория, чтобы помочь расставить приоритеты для контактов или каналов, которые вы никогда не захотите пропустить.

5. Интегрируйте свои электронные письма со Slack

Часто легче обсудить что-то в группе через Slack, чем по электронной почте, особенно если задействовано множество получателей. Slack может помочь здесь, используя Возможность Slack получать входящие электронные письма.

Настройте адрес электронной почты, который Slack может использовать в качестве получателя. Затем либо автоматически, либо вручную пересылать почту на этот адрес. Затем вы (или получатели канала Slack, если вы используете канал) получите электронное письмо внутри канала, и вам будет легче присоединиться к нему.

6. Сортируйте каналы Slack по разделам для быстрого просмотра

Еще один организационный лайфхак — объединение каналов в группы. Некоторые распространенные подходы к группировке – организация каналов по командам, темам проектов или срокам выполнения.

Поскольку разделы доступны для редактирования, вы можете перемещать каналы из одной группы в другую, как электронные письма из одной папки в другую.

Сгруппировав каналы в разделы, вы можете свернуть все, кроме самого важного раздела, сосредоточив свое внимание на наиболее важных разговорах.

7. Отправляйте сообщения напрямую из любого текстового поля с помощью /msg

Было бы неплохо не искать контакт, чтобы отправить им сообщение? Это действительно возможно. Отправьте сообщение кому угодно из любого текстового поля с помощью команды /msg.

8. Используйте Workflow Builder для оптимизации частых запросов

Если вам часто задают один и тот же набор вопросов, используйте Конструктор рабочих процессов Slack для создания приемных форм.

Это не только сэкономит ваше время, получая всю необходимую информацию за один раз, но и поможет запрашивающей стороне понять, что вам нужно, чтобы помочь им. Больше не нужно взад и вперед собирать разрозненные фрагменты информации. Получите все это за один раз и повторите это для всех, кто спрашивает.

9. Используйте Slack с вашими инструментами управления проектами

Хотя все инструменты управления проектами хорошо продуманы, они сопряжены с проблемой необходимости управлять ими в дополнение к управлению проектом, который они должны оптимизировать. Иногда может показаться, что управление инструментом управления проектами — это такая же работа, как и сам проект.

Slack также может облегчить работу на двух разных платформах, разрешая уведомления от инструментов управления проектами.

Большинство из них, например Asana, Trello или Monday.com, имеют интеграцию со Slack, поддерживающую дублирующиеся уведомления, в результате чего оповещения отправляются в Slack, а не отображаются в собственном интерфейсе поставщика управления проектами.

10. Получайте обновления через ссылку RSS-канала

В редких случаях вам может понадобиться больше обновлений Slack. Когда поставщик запускает новую услугу, клиент делает ключевое объявление или приурочивает к крупным событиям, таким как Суперкубок или выборы. Вы можете обнаружить, что вам нужны все обновления, которые вы можете собрать.

В таких случаях большую помощь может оказать RSS-канал. Что еще лучше, так это RSS-канал, подключенный непосредственно к вашему Slack, где вы можете легко пересылать их коллегам или сохранять их для справки. Не все RSS-каналы могут работать со Slack, но они могут указывать на те, которые делают.

Заключение

Подойдите к 2023 году и вашей следующей встрече со Slack с оптимизмом. Никогда не забывайте поливать свое растение, пропускать звонок вашего клиента о доходах и сокращать уведомления до тех, которые действительно важны, с ключевыми словами.

Дополнительные ресурсы:

Избранное изображение: Каспарс Гринвальдс/Shutterstock