Этот пост представлен вам в рамках платного партнерства с QuickBooks.
Доступ к облаку означает, что программное обеспечение для бухгалтерского учета работает полностью онлайн, а данные хранятся на удаленных серверах, а не на локальных компьютерах. Команды входят в систему через веб-браузер для совместной работы в режиме реального времени на основе общего набора данных. Это устраняет конфликты версий, устраняет необходимость отправлять файлы по электронной почте и гарантирует, что все видят одну и ту же информацию.
QuickBooks Online также включает в себя Разрешения на основе ролейАвтоматические обновления и шифрование делают удаленное сотрудничество более последовательным и безопасным.
Содержание
Ключевые идеи
- Доступ к облаку позволяет командам работать в режиме реального времени из любого места.
- Разрешения на основе ролей защищают конфиденциальные финансовые данные
- Автоматические обновления устраняют необходимость локального обслуживания.
Что такое облачный доступ для учетных систем?
Доступ к облаку означает, что программное обеспечение для бухгалтерского учета работает полностью онлайн.где данные хранятся на удаленных серверах, управляемых поставщиком программного обеспечения, а не на одном компьютере или офисном сервере. Пользователи входят в систему через веб-браузер или мобильное приложение и работают с общим набором данных, который обновляется в режиме реального времени.
Поставщик отвечает за обновления, резервное копирование, исправления безопасности и обслуживание инфраструктуры. Это устраняет необходимость ручной передачи файлов или управления версиями и гарантирует, что распределенные группы всегда будут иметь доступ к согласованной и актуальной финансовой информации.
Как настроить QuickBooks Online для удаленных команд
- Выберите правильную подписку. Выберите план QuickBooks Online, который поддерживает необходимое количество пользователей вашей команде и включает необходимые вам функции.
- Назначить администратора компании. Назначьте администратора для управления учетными записями пользователей, разрешениями и подключенными приложениями.
- Создайте учетные записи пользователей с соответствующими уровнями доступа.. Добавьте каждого члена команды со своим собственным логином и назначьте соответствующие разрешения на основе ролей, соответствующие его обязанностям.
- Проверьте совместимость браузера и устройства. Убедитесь, что у всех пользователей есть поддерживаемые браузеры (например, Chrome, Firefox, Safari, Edge) и надежное подключение к Интернету.
- Подключайте банковские счета и интеграции. Подключите банковские каналы, платежные системы и торговые платформы, чтобы все они работали с одними и теми же данными о транзакциях.
- При необходимости перенесите существующие данные. Импортируйте свой план счетов, списки клиентов и поставщиков, а также историю транзакций при переходе из другой системы.
- Включить двухэтапную аутентификацию. Включите двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, чтобы добавить необходимый уровень безопасности для удаленного доступа.
- Просмотр и мониторинг журналов аудита. Используйте встроенный журнал аудита, чтобы отслеживать активность пользователей, отслеживать изменения и оставаться в курсе своей распределенной команды.
Таблица матрицы полномочий
Разрешения на основе ролей определяют, что каждый член команды может видеть и делать в QuickBooks Online.
| Роль пользователя | Уровень доступа |
|---|---|
| Администратор компании | Полный доступ к настройкам, пользователям и всем финансовым данным |
| Стандартный пользователь | Ввод и проверка транзакций на основе назначенных разрешений |
| Просто сообщает | Просмотр финансовых отчетов без функций редактирования |
| Только отслеживание времени | Введите время и расходы, но не имейте доступа к другим финансовым данным. |
Примеры ролевых разрешений, к которым люди могут получить доступ с помощью QuickBooks онлайн
Пример приложения
Маркетинговое агентство с сотрудниками в трех городах использует QuickBooks Online для совместного управления финансами. Бухгалтер в Манчестере записывает счета и сверяет транзакции. Финансовый менеджер в Лондоне просматривает и утверждает записи, используя разрешения на основе ролей. Владелец агентства контролирует движение денежных средств во время поездки через мобильное приложение.
Поскольку все данные хранятся в облачной системе, нет необходимости отправлять электронные таблицы по электронной почте, ждать загрузки файлов или работать с устаревшей информацией. Когда бухгалтер обновляет счет, менеджер сразу видит изменения.
Контрольный список интеграции
- Подключите банковские каналы для автоматического импорта транзакций
- Подключите платежные системы (например, PayPal, Stripe, Square) для отслеживания продаж.
- При необходимости добавьте интеграцию электронной коммерции (например, Shopify, WooCommerce, Amazon).
- Синхронизируйте инструменты управления расходами и сбора квитанций.
- Убедитесь, что импортированные данные правильно присвоены вашему плану счетов.
- Убедитесь, что все подключенные приложения используют безопасные протоколы аутентификации.
- Планируйте регулярные проверки журналов активности интеграции и отчетов об ошибках.
Лучшие практики и подводные камни
- Назначайте индивидуальные логины каждому члену команды вместо того, чтобы делиться учетными данными.
- Просматривайте и обновляйте разрешения, когда члены команды меняют роли или покидают команду.
- Включите двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, которые обрабатывают финансовые данные.
- Постоянно обновляйте браузеры и операционные системы, чтобы обеспечить безопасность и совместимость.
- Научите своих сотрудников использовать журнал аудита для отслеживания изменений и выявления несоответствий.
Часто задаваемые вопросы по QuickBooks
Чем QuickBooks Online отличается от удаленного использования QuickBooks Desktop?
QuickBooks Online полностью работает в браузере, а данные хранятся на облачных серверах Intuit. Несколько пользователей могут работать одновременно, причем изменения видны в режиме реального времени. QuickBooks Desktop требует локальной установки на каждом компьютере и обычно требует программного обеспечения для удаленного рабочего стола или сторонних услуг хостинга для удаленного доступа. Версии для настольных компьютеров требуют ручного обмена файлами или настройки сети для многопользовательского доступа, тогда как QuickBooks Online делает это автоматически.
Безопасно ли QuickBooks Online для удаленной бухгалтерской работы?
Да, если настроено правильно. Intuit использует стандартное шифрование TLS для защиты данных при передаче и хранении. Платформа включает в себя безопасные процессы входа в систему, автоматические обновления безопасности и журнал аудита, в котором фиксируются все действия пользователя. Чтобы повысить безопасность, командам следует включить двухфакторную аутентификацию, использовать надежные уникальные пароли и регулярно проверять права доступа.
Могут ли несколько человек одновременно работать в QuickBooks Online?
Да. QuickBooks Online поддерживает одновременный доступ нескольких пользователей, при этом изменения синхронизируются в режиме реального времени во всех сеансах. Разрешения на основе ролей определяют, что каждый пользователь может просматривать или редактировать, предотвращая конфликтующие изменения и снижая риск случайного изменения данных.
Нужны ли удаленным командам дополнительные программные инструменты для использования QuickBooks Online?
Никаких дополнительных бухгалтерских программ не требуется. QuickBooks Online полностью работает в веб-браузере, поэтому командам нужно только поддерживаемое устройство и подключение к Интернету. Однако многие компании внедряют дополнительные инструменты безопасности, такие как менеджеры паролей для хранения учетных данных или VPN для безопасных сетевых подключений, в рамках своей более широкой политики удаленной работы.
Этот контент оплачен указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы продемонстрировать нашим читателям их продукты и услуги. Хотя эта статья носит информационный характер, а не мнение, она отражает тщательную проверку фактов, проведенную нашей командой для обеспечения точности. Наша специализированная команда по партнерству, а не внешние рекламодатели, создает весь фирменный контент самостоятельно. Подробнее о нашем подходе к брендированному контенту можно узнать здесь.
