Мы помогаем бизнесу создавать резервные копии и переносить данные Universal Analytics. Если когда-либо был отличный пример стоимость данных, это будет правильно. Аналитика собирает данные непрерывно и отображается по часам, дням, неделям, месяцам и годам. Если мы хотим сделать все данные доступными, клиент может потратить десятки тысяч долларов на оплату хранения… не говоря уже о стоимости обработки запросов к данным и отчетов. В конечном итоге решение будет двояким:

• Решение для отчетности и данных, которое сочетает регулярно необходимый анализ с затратами на хранение и управление этими данными.
• Резервная копия всех данных доступна на случай, если нам понадобится доступ к ним позже.

Поскольку стоимость хранения снизилась, компании начали игнорировать объемы данных, которые они собирали, записывали и хранили с течением времени. Стеки корпоративных данных продолжали расширяться, количество точек сбора данных увеличивалось, и теперь сотни источников экспоненциально увеличивают корпоративные данные.

Это не дешевый вопрос:

Один из способов лучше управлять затратами на данные — внедрить политику хранения данных и соответствующие организационные практики.

Политика хранения данных

Политика хранения данных — это набор руководящих указаний и правил, созданных организацией для определения того, как долго следует хранить различные типы данных и как ими следует управлять на протяжении всего их жизненного цикла. Эта политика имеет решающее значение для поддержания управления данными, обеспечения соблюдения законодательных и нормативных требований и оптимизации методов управления данными.

Только 35% компаний имеют политику хранения данных.

ИБМ

В контексте продаж, маркетинга и онлайн-технологий политика хранения данных может определять, как следует обрабатывать данные о клиентах, потенциальных клиентах, данные маркетинговых кампаний и другую соответствующую информацию. Ниже приведены основные аспекты политики хранения данных.

1. Классификация данных: Классифицируйте данные по разным уровням чувствительности или важности. Например, финансовая информация и личная информация клиентов (PII) могут быть очень конфиденциальными, тогда как маркетинговая безопасность может быть менее конфиденциальной.
2. Сроки хранения: Определите период хранения для различных типов данных. Это может варьироваться в зависимости от требований законодательства, отраслевых стандартов и потребностей бизнеса. Например, финансовая отчетность может потребоваться хранить в течение нескольких лет, тогда как временные маркетинговые данные могут иметь более короткий срок хранения.
3. Контроль доступа: Укажите, кто в организации имеет доступ к различным типам данных. Доступ должен быть ограничен уполномоченным персоналом во избежание несанкционированного использования или раскрытия.
4. Безопасность данных: Внедрите меры безопасности для защиты данных в течение периода их хранения. Сюда входит шифрование, контроль доступа и регулярные проверки безопасности.
5. Резервное копирование данных: Регулярно создавайте резервные копии своих данных, чтобы предотвратить потерю из-за сбоев системы, повреждения данных или инцидентов кибербезопасности.
6. Удаление данных: Определите процедуры безопасного удаления данных по истечении срока их хранения или по запросу субъектов данных (например, клиентов). Обеспечьте соблюдение правил конфиденциальности данных, таких как GDPR или CCPA.
7. Аудиторский след: Ведите журналы аудита, чтобы отслеживать, кто и когда получал доступ к данным, что может быть полезно для обеспечения соответствия требованиям и безопасности.
8. Соблюдения правовых норм: Убедитесь, что политика хранения данных соответствует применимым законам и правилам. Проконсультируйтесь с юристами, чтобы узнать об изменении требований.
9. Обучение и понимание: Обучайте сотрудников политике хранения данных и регулярно повышайте осведомленность о ее важности для соблюдения требований.
10. Периодический обзор: Регулярно пересматривайте и обновляйте свою политику хранения данных, чтобы адаптироваться к меняющимся потребностям бизнеса и нормативным требованиям.

Четко определенная политика хранения данных помогает организациям эффективно управлять данными, снижать риски, связанные с утечками или несогласованностью данных, а также оптимизировать затраты на хранение, сохраняя данные только до тех пор, пока это необходимо.

Стратегии снижения затрат на передачу данных

Существует несколько способов, с помощью которых компании могут сэкономить на затратах на данные, сохраняя при этом целостность и безопасность данных. Вот некоторые стратегии и примеры экономии затрат:

1. Очистка и резервное копирование данных: Регулярно очищайте устаревшие, недействительные, повторяющиеся и неквалифицированные контактные данные в системах управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Это снижает затраты на хранение и гарантирует, что усилия по продажам и маркетингу будут сосредоточены на точных и релевантных потенциальных клиентах. Если вам нужна помощь в сокращении затрат на данные Salesforce, свяжитесь с нами в Highbridge.

По оценкам Salesforce, 91 процент данных CRM неполны, а 70 процентов этих данных ухудшаются и становятся неточными каждый год.

Дана и Брэд Стрит

2. Архивирование данных и многоуровневое хранение: Переместите старые и менее часто используемые данные в экономичное архивное хранилище. Например, записи исторических транзакций можно переместить в архивное хранилище, освободив дорогостоящее место в первичном хранилище.
3. Оптимизация резервного копирования: Оцените политики и методы резервного копирования, чтобы уменьшить избыточность и оптимизировать затраты на хранение. Внедрите такие методы, как дедупликация и сжатие, чтобы снизить требования к хранилищу резервных копий. Рассмотрите возможность перемещения резервных копий в безопасные облачные службы резервного копирования, предлагающие экономичные варианты хранения. Поставщики облачных услуг часто предлагают многоуровневые планы хранения, в которых хранятся менее часто используемые данные по более низкой цене.
4. Управление жизненным циклом данных: Установите четкую политику хранения данных, определяющую, как долго данные должны храниться. Удалите данные, которые вам больше не нужны, сократив затраты на хранение и потенциальные юридические риски. Внедрите процессы автоматического удаления данных на основе политик хранения, чтобы избежать ручных затрат.
5. Оптимизация затрат на облако: Постоянно отслеживайте облачные ресурсы нужного размера в соответствии с их использованием. Это может включать сокращение или приостановку использования ресурсов в периоды низкого спроса. Используйте облачные сервисы, такие как спотовые инстансы AWS или зарезервированные инстансы Azure, чтобы сэкономить на вычислительных расходах.
6. Сжатие и шифрование данных: Сжимайте данные перед сохранением, чтобы снизить затраты на хранение, сохраняя при этом доступность. Внедряйте эффективные методы шифрования для защиты данных без значительного увеличения требований к хранению.
7. Управление данными и обучение: Внедрите методы управления данными, чтобы обеспечить качество данных и соответствие требованиям, снижая риск ненужных затрат из-за ошибок в данных. Обучите сотрудников передовым методам управления данными, чтобы избежать случайного разрастания данных и сократить расходы, связанные с созданием ненужных данных.
8. Анализ использования данных: Аудит и анализ моделей сбора и использования данных для выявления и устранения неиспользуемых или недостаточно используемых наборов данных, тем самым освобождая ресурсы хранения.
9. Переговоры с поставщиками: Регулярно просматривайте контракты с поставщиками хранилищ данных, чтобы договориться о более выгодных тарифах или изучить более экономичные варианты. По мере того как пропускная способность, вычислительная мощность и хранилище становятся более эффективными, затраты поставщиков снижаются. Не всегда необходимо сохранять контракты статичными.
10. Виртуализация данных: Внедряйте технологии, которые позволяют получать доступ к данным и использовать их без дублирования или хранения в нескольких местах, что снижает затраты на хранение.

Ожидается, что глобальная сфера данных увеличится более чем вдвое в период с 2022 по 2026 год. В течение следующих пяти лет сфера Enterprise DataSphere будет расти более чем в два раза быстрее, чем сфера Consumer DataSphere, что будет оказывать еще большее давление на корпоративные организации, связанные с управлением и защитой мировых данных. одновременно создавая возможности для активации данных для получения выгод для бизнеса и общества.

Джон Риддинг, вице-президент по глобальным исследованиям в области данных в IDC

Внедряя эти стратегии, компании могут оптимизировать свои методы управления данными, сократить ненужные расходы и обеспечить доступность и безопасность ценных данных.